Las obligaciones laborales básicas de una empresa.

*Actualizado Agosto 2024

Hablemos de las obligaciones laborales básicas de una empresa y el por qué son cruciales para garantizar una relación laboral justa y productiva. Y hagámoslo desde el marco legal y real que a día de hoy debe aplicarse en el compliance laboral.

El Compliance Laboral, también conocido como cumplimiento normativo laboral, es un conjunto de prácticas, políticas y procedimientos que las empresas implementan para asegurarse de que están cumpliendo con todas las leyes y regulaciones laborales vigentes.

Estos acuerdos y planes en las organizaciones implican:

• Cumplir con las obligaciones legales en materia de contratación, jornada laboral, salarios, seguridad social, prevención de riesgos laborales, etc.
• Respetar los derechos de los trabajadores, como el derecho a la igualdad, la no discriminación, la libertad sindical, la negociación colectiva, etc.
• Promover una cultura ética en la empresa basada en la transparencia, la responsabilidad y el respeto.

Y los principales beneficios de mantener todo bien alineado en materia de cumplimiento y responsabilidad son:

• La prevención de sanciones por parte de las autoridades laborales.
• La mejora de la reputación de la empresa.
• La atracción y retención de talento.
• La reducción de los costes laborales.
• Y, sin duda, el fortalecimiento del clima laboral.

Por ello, desde el área laboral de BIPLAZA hemos extractado las obligaciones laborales básicas que una empresa debe tener, con el objetivo de acompañarte en la revisión y análisis de las circunstancias y operativa de tu empresa.

Contratos de Trabajo.

Tras la reforma laboral de 2021 (RDL 32/2021) es muy importante corroborar si se está cumpliendo con la norma, sobre todo, en cuanto a los contratos temporales por circunstancias de la producción previsibles o imprevisibles y su correcta justificación para evitar concatenaciones de contratos y fraude de ley.

Para ello es indispensable:

• Verificar la legalidad y registro de contratos y que se ajusten a las causas objetivas y justificadas previstas en la ley.

o    Tipo de contrato: Corroborar que el tipo de contrato utilizado (por circunstancias de la producción, por sustitución, etc.) se ajusta a las causas objetivas y justificadas previstas en la ley.

o    Duración: Asegurar que la duración del contrato cumple con los límites establecidos y que no se excedan los períodos máximos permitidos.

o    Prórrogas: Verificar que las prórrogas de los contratos temporales están debidamente justificadas y que no se utilizan para encubrir una relación laboral de carácter indefinido.

o    Registro: Comprobar que todos los contratos están registrados en el plazo legalmente establecido y que se conservan los documentos justificativos.

• Asegurar el uso adecuado de los tipos de contratos.

Calendario laboral.

El Estatuto de los Trabajadores dispone que cada año la empresa deberá elaborar un calendario laboral teniendo en cuenta los festivos locales y nacionales. Además, el calendario deberá exponerse en un lugar visible del centro de trabajo.

El calendario laboral es una herramienta esencial para la organización y planificación de la actividad laboral de una empresa. El Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores establece que el empresario está obligado a elaborar y mantener actualizado un registro con la jornada diaria de trabajo de sus empleados.

Se trata de un documento indispensable que permite al empresario llevar a cabo la tarea organizativa de forma eficiente y eficaz; así como facilita a los trabajadores conocer con anticipación los días y horarios en los que deben trabajar, lo que les permite organizar su vida personal y familiar. Esto es especialmente importante en el caso de trabajadores que necesitan coordinar su horario laboral con otras actividades, como el cuidado de hijos o familiares dependientes.

TE PUEDE INTERESAR → El calendario laboral y las particularidades de las horas extra, los descansos, las vacaciones y los permisos.

Registro de Jornada Laboral.

Para el correcto cumplimiento del RDL 8/2019, es fundamental comprobar que el trabajador registra diariamente su jornada, a la entrada y salida del centro de trabajo. Además, es importante que el registro horario se encuentre en el centro de trabajo y que sea localizable por los propios trabajadores para evitar sanciones tras una posible visita de Inspección de Trabajo.

La obligación de llevar un registro de la jornada laboral es una medida que permite garantizar el cumplimiento de las normas laborales en cuanto a la duración máxima de la jornada, las horas extraordinarias y los descansos. Este registro debe ser preciso y fiable, y estar a disposición de los trabajadores y las autoridades competentes.

TE PUEDE INTERESAR → Herramientas para llevar un registro obligatorio de la jornada.

Nóminas y Pagos.

Una de las obligaciones laborales básicas en lo que se refiere a la verificación del cumplimento de la documentación de nóminas y pagos es hacer entrega de las hojas de salario, así como, tener en cuenta a efectos salariales las actualizaciones de SMI y de las tablas correspondientes por Convenio Colectivo.

¿Qué información básica debe contener una hoja de salario?

• Datos del trabajador | Nombre completo, número de la Seguridad Social, categoría profesional, etc.
• Datos de la empresa | Nombre de la empresa, CIF, dirección, etc.
• Periodo de pago |Mes al que corresponde la nómina.
• Salario base |Cantidad fija establecida en el contrato de trabajo.
• Complementos salariales | Pagas extraordinarias, horas extras, pluses de antigüedad, etc.
• Deducciones | Impuestos sobre la renta, cotizaciones a la Seguridad Social, retenciones por préstamos, etc.
• Salario neto | Cantidad que el trabajador recibe en su cuenta bancaria.

El salario debe abonarse de forma periódica, siendo esta nunca superior a un mes. Lo recomendable es no abonar la nómina después del día 5 de cada mes para evitar la consideración de retraso por parte de la empresa.

Seguridad Social.

Asegurar el alta y las cotizaciones correctas en la Seguridad Social es un derecho fundamental de todo trabajador. Esta información garantiza que el empleado esté protegido en caso de contingencias sociales y que pueda acceder a las prestaciones correspondientes. Por ello, es imprescindible verificar periódicamente que los datos de los trabajadores en la Seguridad Social estén actualizados y sean correctos.

Además de confirmar el alta y las cotizaciones correctas, es importante verificar que el tipo de cotización asignado al trabajador sea el adecuado en función de su categoría profesional y de las actividades que realiza. Asimismo, se debe comprobar que las bases de cotización están calculadas correctamente, ya que de ellas depende la cuantía de las prestaciones que el trabajador podrá percibir en el futuro.

Es crucial recordar que el incumplimiento de estas obligaciones tiene consecuencias legales para la empresa. Las sanciones por no dar de alta a un trabajador, cotizar incorrectamente o no comunicar cambios en la situación laboral pueden ser económicas, pudiendo incluir multas significativas. Además, la empresa puede ser considerada responsable del pago de las prestaciones a las que tenga derecho el trabajador en caso de enfermedad, accidente, desempleo o jubilación, incluso si no ha cotizado correctamente. En casos graves, se pueden imponer sanciones administrativas y, en algunos casos, incluso penales.

Prevención de Riesgos Laborales.

Para garantizar la existencia de un plan y evaluaciones de riesgos la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales establece el marco legal para la protección de la salud y la seguridad de las personas trabajadoras en el ámbito laboral. Esto implica que las organizaciones cumplan con:

• La obligación de garantizar la seguridad y salud mediante la identificación, evaluación y control de los riesgos laborales.
• La necesidad de fomentar una cultura preventiva en las empresas y de promover la formación e información en materia de prevención de riesgos laborales.
• Garantizar la participación y la realización de consultas de los trabajadores y de sus representantes en materia de prevención de riesgos laborales.
• La responsabilidad de las compañías y de los trabajadores en la prevención de riesgos laborales.
• Evitar las medidas disciplinarias y sanciones aplicables en caso de incumplimiento de las obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales.

Aplica a todas las empresas y trabajadores en España, y su objetivo es prevenir los accidentes laborales y las enfermedades profesionales, así como mejorar las condiciones de trabajo y la calidad de vida de los trabajadores.

TE PUEDE INTERESAR →Aspectos a considerar a la hora de elaborar un Plan de Riesgos Laborales.

Políticas de Igualdad y No Discriminación.

Para cumplir con la norma (LO 3/2007) es imprescindible contar con un Protocolo de Acoso en la empresa en el que se establezcan medidas concretas y se designe a un comité para luchar contra posibles de casos de acoso por razón de sexo, género, orientación sexual, etnia o religión.

Protocolo de acoso sexual y por razón de sexo.

El acoso sexual y por razón de sexo es un problema grave que puede afectar la salud y el bienestar de los trabajadores, y que puede tener consecuencias negativas para la empresa. Por lo tanto, es fundamental que las empresas establezcan un protocolo para prevenir, detectar y abordar este tipo de situaciones de manera efectiva.

CANAL DE DENUNCIAS | Las empresas deben disponer de una herramienta adecuada para que las personas trabajadoras puedan comunicar, de manera confidencial, determinadas conductas irregulares, otorgando a su vez una protección adecuada frente a las posibles represalias que puedan sufrir.

Con el objetivo de ofrecer un servicio integral en términos de prevención y actuación, puedes solicitar información e iniciar con nosotros el proceso de creación de tu protocolo a través del siguiente formulario.

Además, si se tiene más de 50 trabajadores, también es obligatorio disponer de un Plan de Igualdad en el que se contemplen y estudien las posibles diferencias salariales.

El plan de igualdad es un conjunto de medidas que se adoptan para promover la igualdad entre mujeres y hombres en el lugar de trabajo. Para elaborarlo se deben diseñar acciones concretas para garantizar la igualdad de oportunidades en el acceso al empleo, la formación y el desarrollo profesional, así como medidas para prevenir la discriminación y el acoso en el lugar de trabajo.

Los aspectos más considerables que debe incluir son:

• Diagnóstico de la situación: el plan de igualdad debe comenzar con un diagnóstico de la situación actual de la empresa en cuanto a igualdad de género. Este diagnóstico debe analizar la situación de las mujeres y los hombres en la empresa en términos de acceso al empleo, promoción, formación, retribución y conciliación de la vida laboral y personal.
• Objetivos y medidas: una vez realizado el diagnóstico, se deben establecer los objetivos a alcanzar y las medidas necesarias para lograrlos. Estos objetivos y medidas deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo de ejecución.
• Acciones para garantizar la igualdad: se deben incluir acciones concretas para garantizar la igualdad de trato y oportunidades entre mujeres y hombres en la empresa, como la promoción de la igualdad en la selección y promoción de personal, la eliminación de barreras que dificulten el acceso y la promoción de las mujeres, la formación y sensibilización en materia de igualdad, y la promoción de la corresponsabilidad y la conciliación.
• Responsabilidades y seguimiento: también debe definir las responsabilidades de las personas implicadas en su implantación y seguimiento; estableciendo un sistema de seguimiento y evaluación para comprobar si se están alcanzando los objetivos previstos y corregir posibles desviaciones.
• Comunicación y sensibilización: por último, es aconsejable que se difunda a través de un plan de comunicación y sensibilización dirigido a toda la plantilla para dar a conocer las acciones, sus objetivos y medidas, y fomentar así la participación de los trabajadores y trabajadoras en su implantación.

CONSIDERACIONES LEGALES RECOGIDAS EN → RD 901/2020, 13 oct. y LO 3/2007, 22 mar.

Asimismo, la empresa deberá contar con un Registro Retributivo de los empleados actualizado anualmente, para garantizar la transparencia en la empresa, los trabajadores tendrán derecho a acceder al mismo.

La igualdad retributiva entre mujeres y hombres es un derecho fundamental que debe ser garantizado por todas las empresas. Esto implica que los salarios y las condiciones laborales deben ser los mismos para hombres y mujeres que realizan el mismo trabajo, con la misma formación y experiencia.

La auditoría retributiva es una herramienta que permite analizar las diferencias salariales entre hombres y mujeres en la empresa. Esta auditoría debe llevarse a cabo de forma periódica y debe permitir identificar posibles desigualdades y adoptar medidas para corregirlas.

 CONSIDERACIONES LEGALES RECOGIDAS EN → RD 902/2020, 13 oct., y LO 3/2007, 22 mar.

Protocolo para la No Discriminación del Colectivo LGTBI.

En la misma línea, en muchas empresas todavía existen prejuicios y discriminación hacia el colectivo LGTBI. Por lo tanto, es fundamental que las empresas implementen un protocolo para evitar este tipo de situaciones.

Este protocolo, que debe ser elaborado por expertos en Recursos Humanos, abogados y representantes del colectivo, así como otros agentes relevantes dentro de la organización,  establecerá medidas para prevenir y abordar la discriminación y el acoso. También estará diseñado para promover una cultura de respeto e inclusión en el lugar de trabajo.

El objetivo de este equipo será establecer un conjunto de medidas y procedimientos para prevenir y abordar cualquier forma de discriminación o acoso hacia el colectivo LGTBI en el lugar de trabajo.

CONSIDERACIONES LEGALES RECOGIDAS EN →art. 5 L 4/2023, 28 feb.

Representación de los Trabajadores.

La representación de los trabajadores (delegados/as de personal y miembros de comités de empresa) tiene un papel crucial en la empresa. Sus principales funciones son:

• Vigilancia y control. Deben asegurarse de que la empresa cumpla con todas las leyes laborales, de seguridad social y los acuerdos internos. Pueden tomar acciones legales si es necesario.
• Seguridad y salud. Tienen el derecho a supervisar las condiciones de trabajo y garantizar que sean seguras para todos los empleados.
• Deben velar por que se respete el principio de igualdad entre hombres y mujeres en todos los aspectos laborales.
• Participación en la gestión. En algunos casos, pueden participar en la gestión de servicios sociales de la empresa o colaborar en iniciativas para mejorar la productividad y la sostenibilidad.
• Conciliación. Colaboran con la empresa para implementar medidas que faciliten la conciliación de la vida laboral y personal.
• Información a los trabajadores. Deben mantener informados a sus representados sobre cualquier asunto que pueda afectar sus condiciones laborales.

Los convenios colectivos pueden establecer reglas más específicas sobre cómo se ejercen estos derechos y a qué nivel de representación.

Para la empresa esto supone  la realización de reuniones periódicas, la comunicación transparente de la información relevante y el respeto a su función sindical. El incumplimiento puede acarrear sanciones administrativas y, en algunos casos, puede dar lugar a la nulidad de los acuerdos alcanzados.

Confidencialidad y Protección de Datos.

Como empresa debemos cumplir normativas de protección de datos. Para el correcto cumplimiento de la RGPD es primordial mantener un registro de actividades de tratamiento de datos personales.

Para ello, es recomendable contar con la asistencia una empresa especialista en la materia, puesto que la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) debe aplicarse a cualquier tratamiento de datos personales automatizados o no, contenidos o destinados a ser incluidos en un fichero.

La aplicación de la normativa será obligatoria en todo caso, ya que todas las empresas suelen tratar datos de clientes, proveedores o empleados, entre otros.

Principios de LOPDGDD.

• Tratamiento de los datos personales lícita, leal y transparente.
• Datos recogidos con fines determinados y explícitos.
• Recogida de datos limitada y adecuada a los fines para los que son tratados.
• Adoptar medidas para suprimir/rectificar los datos personales teniendo en cuenta el fin para el que se utilizan.
• Mantener los datos no más del tiempo necesario permitiendo la identificación de los interesados.
• Tratarlos de forma que garantice la seguridad de los datos personales, incluyendo la protección del tratamiento no autorizado y las medidas técnicas apropiadas contra la pérdida o daños.

Acuerdo de Trabajo a Distancia.

El teletrabajo o trabajo a distancia se ha convertido en una realidad para el día a día de muchas empresas y sus trabajadores.  Si es tu caso y lo aplicas en tu organización, para que esta modalidad sea efectiva y productiva, es necesario que se establezcan ciertos acuerdos y protocolos.

El diseño de un acuerdo de trabajo a distancia en una empresa implica una serie de consideraciones importantes para garantizar que los empleados puedan trabajar de manera efectiva y que la empresa pueda cumplir con sus objetivos y metas.

Si la plantilla de tu empresa teletrabaja más de un 30% de la jornada y requieres diseñar uno ten en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Definir los términos del acuerdo: el primer paso es definir los términos del acuerdo, es decir, el período de tiempo durante el cual se aplicará, las horas de trabajo, las tareas que se deben realizar y los objetivos que se deben cumplir.

2. Establecer los requisitos tecnológicos: es importante establecer los requisitos tecnológicos necesarios para que los empleados puedan trabajar de manera efectiva desde casa, como por ejemplo, la necesidad de un ordenador o portátil, acceso a Internet de alta velocidad y software específico.
3. Identificar los costos y responsabilidades: el acuerdo debe definir quién será responsable de los costos asociados al trabajo a distancia, como el costo de internet o de la electricidad. Además, es importante establecer las responsabilidades de los empleados en términos de la gestión de su tiempo y el cumplimiento de los objetivos establecidos.
4. Establecer políticas de seguridad: crea políticas de seguridad que garanticen la protección de la información y los datos de la empresa. Esto puede incluir medidas como la instalación de software de seguridad y la utilización de contraseñas fuertes y seguras.
5. Definir la política de comunicación: una política clara de comunicación permitirá a los equipos estar bien conectados. Esto puede incluir el uso de herramientas de videoconferencia, correo electrónico y mensajería instantánea.
6. Establecer las condiciones de supervisión y evaluación: sin olvidar establecer herramientas para poder evaluar el desempeño de los empleados y garantizar que se están cumpliendo los objetivos establecidos.
7. Definir el procedimiento para resolver conflictos: es importante establecer un procedimiento claro para resolver conflictos que puedan surgir durante el trabajo a distancia, como problemas técnicos o de comunicación. Esto puede incluir la designación de una persona responsable de resolver estos problemas.

CONSIDERACIONES LEGALES RECOGIDAS EN → (arts. 5 a 8 L 10/2021, 9 jul.)

Derecho a la Desconexión Digital.

Las empresas deben estructurar un protocolo para garantizar la desconexión digital de todas las personas trabajadoras de la compañía favoreciendo la conciliación de la vida personal y laboral, especialmente la de personas trabajadoras que realizan trabajo a distancia o aquellas en las que la prestación laboral exija disponibilidad fuera del horario laboral, haciendo uso razonable de la tecnología.

Elementos clave de la desconexión digital.

• Limitar el uso de elementos tecnológicos a la duración máxima de la jornada laboral fijada.
• Elaborar una política interna junto a los representantes de los trabajadores definiendo los diferentes aspectos del derecho a la desconexión.
• Planes de formación y sensibilización de todas las personas trabajadoras de la empresa sobre el uso de la tecnología y para evitar el riesgo de fatiga.
• Adecuar la jornada laboral garantizando el descanso en base al registro horario.

TE PUEDE INTERESAR | La normativa laboral del teletrabajo. Acuerdos y medios para facilitarlo en tu empresa.

Como vemos, las obligaciones laborales básicas de tu empresa integran numerosas variables a tener en cuenta, por ello es indispensable mantener documentación actualizada y accesible.

Recuerda que Inspección de Trabajo y Hacienda podrán solicitar documentación del transcurso de cuatro años. Por lo que es importante mantener los registros de los trabajadores que tengamos en plantilla, aunque sean anteriores.

Por nuestra parte, si necesitas hacer revisión, ajustes o implementar estas medidas de manera efectiva y eficiente, ponte en contacto con nosotros y agenda una cita con nuestro equipo. En este primer paso, sin compromiso, analizaremos juntos tus necesidades y te ofreceremos soluciones personalizadas para que tu empresa cumpla con las obligaciones laborales básicas.

IMAGEN | Erwan Hesry para Unsplash