El calendario laboral y las particularidades de las horas extra, los descansos, las vacaciones y los permisos.

La relación con los empleados es uno de los pilares fundamentales de cualquier empresa. Más allá de ser un simple documento legal de obligado cumplimiento, un calendario laboral bien estructurado y transparente es una herramienta estratégica que bien diseñada te ayuda a  optimizar los recursos, optimizar la distribución de tareas y sobre todo, lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal de las personas que trabajan en tu equipo. 

A nivel legal, el elemento más importante que protege y regula el calendario laboral es el Estatuto de los Trabajadores. Esta ley fundamental establece los derechos y obligaciones básicas de empresarios y trabajadores en España, y dentro de ese marco, define las normas generales sobre la jornada laboral, los descansos, las vacaciones y los festivos, que son los componentes esenciales del calendario laboral.

• La jornada laboral establece la duración máxima de trabajo diario y semanal, así como los descansos obligatorios.
• Para los descansos se deben definir las retribuciones que corresponden a los trabajadores y trabajadoras, como los días festivos, las vacaciones anuales y los permisos retribuidos por enfermedad o asuntos particulares.
• También establece el número mínimo de días de vacaciones anuales retribuidos que deben disfrutar los trabajadores.
• Y determina los días festivos a nivel nacional, estableciendo la posibilidad de que cada comunidad autónoma y cada ayuntamiento declaren festivos locales.

Además del Estatuto de los Trabajadores, otros instrumentos legales pueden influir en el calendario laboral:

• Convenios colectivos: Estos acuerdos entre sindicatos y empresas pueden establecer condiciones laborales más favorables para los trabajadores en relación con el calendario laboral, como por ejemplo, más días de vacaciones o una mayor flexibilidad horaria.
• Legislación sectorial: En algunos sectores de actividad existen leyes específicas que regulan aspectos concretos del calendario laboral, como por ejemplo, en el sector sanitario o en el sector del transporte.
• Reglamentos internos de las empresas: Las empresas pueden establecer reglamentos internos que complementen lo establecido en el Estatuto de los Trabajadores y en los convenios colectivos, siempre y cuando no sean menos favorables para los trabajadores.

Lo que las empresas deben saber de las horas extras.

Las horas extra se encuentran reguladas en el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, artículo 35 y especifica lo siguiente:

• • Las horas extras son todas aquellas que se realicen más allá de la jornada laboral ordinaria, teniendo en cuenta siempre la referencia de 40 horas semanales (aunque por convenio colectivo esta jornada completa puede ser inferior). Y es importante no confundir con las horas complementarias, que son las que se realizan previo acuerdo entre las partes para los contratos a tiempo parcial. Es decir, un contrato a tiempo parcial no puede realizar horas extraordinarias.
  • Existe un límite anual de 80 horas, exceptuando aquellas que sean por fuerza mayor (reparar siniestros, por ejemplo) que no se tendrá en cuenta para el cálculo.
  • Las horas extras deberán ser como mínimo del mismo valor de la hora ordinaria, o compensarlas con los descansos equivalentes. Muchos convenios limitan, o directamente eliminan las horas extras. Otros convenios establecen que todas las horas extraordinarias realizadas en festivos se paguen a un valor, en domingos, otro valor, etc. Es decir, para ver cómo se compensan siempre debemos acudir al convenio colectivo.
  • Las horas extras son voluntarias, salvo las acordadas expresamente entre las partes, o el convenio establezca la posibilidad de realizarlas, siempre con el límite de las 80 anuales.

• Es obligatorio llevar un registro real y fehaciente de las horas.

• Y hay que tener en cuenta que no pueden realizar horas extras ni menores de 18 años ni trabajadores de jornadas nocturnas.

En base a esto, las horas extraordinarias se pueden dividir en dos tipos:

• Horas extraordinarias estructurales → Son las derivadas de la actividad de la empresa, es decir, aquellas que se «necesitan» para cubrir periodos de más trabajo o imprevistos, como alguna ausencia de un compañero, o cualquier otra circunstancia de carácter estructural.
• Horas extraordinarias de fuerza mayor→ Para las cuales no existe máximo anual y son aquellas que se realizan fuera de la jornada laboral ordinaria para atender situaciones excepcionales y urgentes que ponen en peligro bienes, personas o la continuidad de la actividad de la empresa como: 
  • Desastres naturales: Incendios, inundaciones, terremotos, etc.
  • Accidentes laborales graves: Que requieran una atención inmediata y especial.
  • Averías técnicas graves: Que paralicen la producción y deban ser reparadas de forma urgente.
  • Situaciones de crisis: Como una pandemia o un conflicto social que afecte directamente a la actividad de la empresa.

Definición de descansos diarios y semanales.

La ley garantiza que todos los trabajadores tengan tiempo suficiente para descansar y recuperar fuerzas. Esto se traduce en:

Descanso diario → Entre el final de una jornada laboral y el inicio de la siguiente, debes tener al menos 12 horas libres. Por ejemplo, si terminas de trabajar a las 18:00, no podrás empezar la siguiente jornada antes de las 06:00 del día siguiente.

Descanso semanal → La ley establece un mínimo de día y medio ininterrumpido de descanso a la semana. Esto suele coincidir con el fin de semana (tarde del sábado o mañana del lunes y domingo completo). Sin embargo, muchos convenios colectivos, como el de hostelería, amplían este descanso a dos días completos.Recogido en el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, artículo 37.

Como regla general se establece un descanso semanal de día y medio. Hay convenios que establecen más días, como hostelería, donde se establecen dos días.

El estatuto es más concreto y dice: Los trabajadores tendrán derecho a un descanso mínimo semanal, acumulable por períodos de hasta catorce días, de día y medio ininterrumpido que, como regla general, comprenderá la tarde del sábado o, en su caso, la mañana del lunes y el día completo del domingo. La duración del descanso semanal de los menores de dieciocho años será, como mínimo, de dos días ininterrumpidos.

Y es importante que recuerdes que entre jornada y jornada deberá existir al menos 12 horas de descanso

Diferencias entre permisos y vacaciones.

Dentro del calendario laboral, las vacaciones son los periodos de descanso remunerados generados por un periodo de trabajo continuado. Están reguladas en el artículo 38 del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, de la Ley del Estatuto de los Trabajadores donde nos aclara que:

• Las vacaciones no pueden ser compensadas económicamente.
• La duración como mínimo son de 30 días naturales por año trabajado.
• Los periodos de disfrute deberán ser acordados por las partes y  en caso de desacuerdo, la jurisdicción social fijará las fechas de disfrute que corresponda y esa decisión es irrecurrible
• La empresa está obligada a fijar un calendario de vacaciones en la empresa y normalmente será dos meses antes del comienzo del disfrute. En muchos convenios se establece que debe estar el calendario acordado desde al menos 2 meses antes al inicio del año, o bien durante el primer trimestre del año en curso.
• Cuando las vacaciones coinciden con un periodo de incapacidad temporal de corta duración como maternidad, paternidad, riesgo durante el embarazo, etc el trabajador tendrá derecho a retomarlas cuando esa contingencia termine.

Los permisos, regulados en el artículo 37 del mismo texto, son motivos por los cuales se ha ido regulando la posibilidad de ausentarse del puesto de trabajo y con derecho de remuneración siempre por algún motivo justificado. Tenemos dos clases de permisos

• Remunerados. Son aquellos que tienen motivo justificado y no necesita de autorización de la empresa. Aunque es importante tener en cuenta que la persona  que lo solicita deberá entregar justificante que motive el permiso e informarse de su validez según convenio. 
• No remunerados. Están recogidos por convenio colectivo. Se denominan Permisos No retribuidos y no tienen causa justificada. En estos períodos el trabajador no presta servicios, pero tampoco recibe remuneración alguna.

Preguntas frecuentes sobre el calendario laboral.

¿Qué ocurre si una persona empleada rechaza realizar horas extraordinarias?

La negativa a realizar horas extraordinarias por parte de los trabajadores es, en principio, un derecho. El Estatuto de los Trabajadores no obliga al trabajador a realizar horas extras, salvo que exista un pacto expreso en el contrato individual o en el convenio colectivo que así lo establezca.

Sin embargo, es importante tener en cuenta algunas consideraciones:

• Pacto previo. Si no existe un pacto previo y las horas extras no son necesarias para atender necesidades urgentes, el trabajador puede negarse a realizarlas sin que ello tenga consecuencias disciplinarias. En cambio, si existe un pacto previo en el contrato o convenio colectivo que obligue al trabajador a realizar horas extras en determinadas circunstancias, la negativa podría tener consecuencias disciplinarias, dependiendo de la gravedad de la infracción y de lo establecido en el convenio colectivo.
• Necesidades de la empresa. En ocasiones, la empresa puede alegar que las horas extras son necesarias para atender necesidades urgentes o imprevistas de la producción. En estos casos, el trabajador podría ser requerido a realizarlas, pero siempre dentro de los límites legales y respetando sus derechos.
• Compensación. Las horas extraordinarias deben ser compensadas, ya sea mediante el pago de una cantidad adicional o mediante el disfrute de un tiempo de descanso equivalente. La forma de compensación se establece en el convenio colectivo o, en su defecto, en el contrato individual.

La negativa a realizar horas extraordinarias es un derecho del trabajador, pero es importante conocer las condiciones de cada caso concreto y asesorarse adecuadamente.

¿Cómo se calcula la indemnización por vacaciones no disfrutadas?

La indemnización por vacaciones no disfrutadas se calcula al finalizar la relación laboral cuando un trabajador no ha podido disfrutar de todos los días de vacaciones que le corresponden. Esta cantidad económica busca compensar al trabajador por los días de descanso que no ha podido tomar. El cálculo es bastante sencillo y se basa en el salario diario del trabajador y los días de vacaciones no disfrutados.

Fórmula:

→Indemnización = Salario diario x Días de vacaciones no disfrutados

Ejemplo práctico:

Imaginemos que un trabajador con un salario mensual de 1500€ no disfrutó de 10 días de vacaciones.

• Salario diario: 1500€ / 30 días = 50€/día
• Indemnización: 50€/día x 10 días = indemnización de 500€ por las vacaciones no disfrutadas.

Consideraciones importantes:

• Vacaciones generadas. Es fundamental recordar que las vacaciones se generan por meses trabajados. Si un trabajador se va de la empresa a mitad de mes, solo tendrá derecho a una parte proporcional de las vacaciones de ese mes.
• Convenios colectivos. Los convenios colectivos pueden establecer criterios específicos para el cálculo de las vacaciones y su indemnización. Es importante consultar el convenio aplicable al trabajador.
• Situaciones especiales. En caso de bajas por enfermedad, maternidad o paternidad, el trabajador tendrá derecho a disfrutar de las vacaciones no disfrutadas en otro momento.

Los permisos retribuidos de los que puede disponer el trabajador según la norma.

En España, la legislación laboral reconoce el derecho de los trabajadores a solicitar permisos para atender situaciones familiares que requieran su cuidado. Estos permisos están regulados principalmente por el Estatuto de los Trabajadores y la Ley de Familias.

Los permisos más comunes son:

• Matrimonio o registro de pareja de hecho: 15 días naturales. 
• Permiso por nacimiento o adopción de un hijo y se divide en varios tramos:
  • Permiso de maternidad/paternidad: Un periodo inicial de descanso compartido por ambos progenitores.
  • Permiso de lactancia: Para madres o padres que deseen amamantar o alimentar al bebé.
  • Reducción de jornada: Para conciliar la vida laboral y familiar.
• Permiso por cuidado de hijos menores o con discapacidad: Permite reducir la jornada o solicitar excedencias para el cuidado de hijos menores o con discapacidad.
• Permiso por enfermedad grave de familiar: Este permiso se concede cuando un familiar cercano (cónyuge, pareja de hecho, ascendientes, descendientes o hermanos) sufre una enfermedad grave.
• Permiso por hospitalización de familiar: Permite ausentarse del trabajo para acompañar a un familiar hospitalizado. La duración de este permiso suele ser limitada y requiere justificación médica.
• Permiso por fallecimiento del cónyuge, pareja de hecho o parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad: 2 días (si se debe hacer un desplazamiento, el plazo se ampliará en 2 días más).
• Permiso por fuerza mayor: Se concede en situaciones de emergencia que requieran la presencia inmediata del trabajador para atender a un familiar.

La duración de estos permisos varía en función del tipo de permiso y de la situación concreta. Algunos son de duración fija, mientras que otros pueden ser indefinidos.

La Ley de Familias, aprobada en 2023, introdujo nuevas medidas y amplió algunos permisos, como:

Permiso parental de ocho semanas: Para el cuidado de hijos menores de ocho años.

• Se puede disfrutar de forma continua o discontinua, parcial o completa, siendo obligatorio por parte de la persona trabajadora especificar la fecha de inicio y fin del disfrute con una antelación de 10 días o según la fecha estipulada en los convenios colectivos.

Permiso especial por fuerza mayor: Para atender situaciones familiares urgentes.

• 4 días al año para el cuidado de familiares por causa de fuerza mayor.

• No es necesario disfrutar del permiso durante 4 días seguidos y se puede fraccionar por horas o por días, hasta sumar el total de jornadas al año.

Ampliación del permiso por enfermedad grave: A cinco días.

Es importante tener en cuenta que generalmente, es necesario presentar un justificante médico o documental que acredite la situación que motiva la solicitud del permiso.

Y aunque cada empresa tiene sus particularidades, a modo de resumen podemos concluir que la importancia de conocer la regulación del calendario laboral reside en tres aspectos clave:

• Para garantizar los derechos de los trabajadores y trabajadoras asegurándonos que sus derechos en materia de descanso y vacaciones se respeten.
• Para cumplir con las obligaciones legales y evitar sanciones.
• Para optimizar la gestión de recursos humanos: Un conocimiento profundo de la regulación del calendario laboral permite a las empresas planificar mejor la actividad de la empresa y optimizar la gestión de sus recursos humanos.

Ahora bien, si tu empresa tiene alguna necesidad específica o necesitas que te ayudemos a resolver dudas, contacta con nosotros. 

IMAGEN |  Theodor Moise from Pixabay