Conocer la normativa laboral del teletrabajo y los medios con los que permitir a tus empleados desempeñar sus funciones profesionales de manera total o parcial fuera de las instalaciones físicas de la empresa es un aspecto clave.
Esta modalidad conlleva derechos y obligaciones por ambas partes que a día de hoy muchas empresas aún desconocen y son de vital importancia para fomentar un entorno de trabajo productivo y flexible, manteniendo una relación laboral con los mismos derechos y obligaciones que los trabajadores presenciales.
El teletrabajo no es un concepto nuevo, pero ha experimentado un crecimiento exponencial en los últimos años. La expansión de internet y el desarrollo de las tecnologías de la información aceleraron la adopción del teletrabajo en muchas industrias, pero fue a raíz de la crisis sanitaria de 2020 lo que obligó a millones de personas a trabajar desde casa, demostrando la viabilidad y la eficiencia del teletrabajo a gran escala.
Después de la pandemia, el teletrabajo se ha consolidado como una opción laboral atractiva que ofrece interesantes beneficios en torno al bienestar laboral, la reducción de costes operativos y la gestión del talento de tu equipo.
Pero para que la productividad de sus frutos, también supone desafíos en torno a la normativa, adecuación, evaluación y seguimiento del desempeño a un entorno de trabajo remoto.
Marco normativo general del teletrabajo.
La regulación del teletrabajo en España ha experimentado un avance significativo con la aprobación de la Ley 10/2021, de 9 de septiembre, de trabajo a distancia que se aplica a las personas trabajadoras en Régimen General. Esta normativa establece un marco jurídico sólido para esta modalidad laboral, definiendo conceptos clave, estableciendo derechos y obligaciones de las partes, y regulando aspectos como la organización del trabajo, la compensación de gastos y la salud laboral.
Importante resaltar que para que sea considerado trabajo a distancia o teletrabajo al menos un 30% de la jornada debe realizarse en esta modalidad, dentro del periodo de referencia de 3 meses o el porcentaje equivalente, en función de la duración del contrato.
La ley define el teletrabajo como aquella modalidad de prestación de servicios retribuidos por cuenta ajena que se lleva a cabo, de manera habitual, total o parcial, en el domicilio del trabajador o en un lugar distinto al centro de trabajo de la empresa, utilizando tecnologías de la información y la comunicación.
Para los requisitos de su implementación la ley establece que:
- El teletrabajo debe ser voluntario y debe existir un acuerdo escrito entre el trabajador y la empresa. Este acuerdo debe regular aspectos como la duración del teletrabajo, la jornada laboral, la retribución, los gastos a cargo de la empresa, las medidas de seguridad y salud, y el derecho a la desconexión digital (Artículo 7 Ley 21/2021 de 9 de julio, de trabajo a distancia).
- El acuerdo de teletrabajo podrá pactarse desde el inicio de la relación laboral o posteriormente, pero siempre debe formalizarse antes de iniciar la actividad de teletrabajo.
- La empresa tiene que entregar una copia de todos los acuerdos de trabajo a distancia al representante legal de los trabajadores antes de 10 días, quien tiene que firmar para dejar constancia de la entrega. Y es obligatorio remitir una copia básica del acuerdo firmado a la oficina de empleo, independientemente de si existe o no representante legal de los trabajadores.
- Sobre los derechos y deberes de las partes indica que los trabajadores tienen derecho a una adecuada compensación de los gastos derivados del teletrabajo, a un entorno de trabajo seguro y saludable y a la desconexión digital fuera de su jornada laboral. Por su parte, las empresas tienen la obligación de proporcionar los equipos y herramientas necesarias para el desempeño del trabajo, garantizar la seguridad y salud de los trabajadores, y respetar su derecho a la intimidad y a la vida personal.
- Y ha de haber una compensación de gastos. Es decir, la empresa debe asumir los gastos derivados del teletrabajo, como la provisión de equipos informáticos, conexión a internet, software y otros costes necesarios para el desempeño de las funciones. Tanto en el convenio como en los acuerdos se podrá establecer la compensación derivada de los gastos.
El trabajo a distancia debe ser siempre voluntario tanto para empresa como para trabajador y bajo ningún concepto se podrá obligar a pasar a esta modalidad cuando una de las partes así lo desee.
Además de la Ley 10/2021, otras normativas pueden afectar al teletrabajo, como el Estatuto de los Trabajadores. Este contexto legal establece los principios generales de la relación laboral y regula aspectos como la jornada laboral, las vacaciones, los permisos, etc., que también son aplicables a los trabajadores a distancia.
Los convenios colectivos, es decir, los acuerdos entre empresarios y sindicatos que establecen las condiciones de trabajo en un determinado sector o empresa también pueden complementar y, en algunos casos, modificar la regulación legal del teletrabajo ya que permiten adaptar la regulación del teletrabajo a las características específicas de cada sector de actividad.
Por otro lado, también tenemos los acuerdos individuales de teletrabajo que son los pactos que especifican las condiciones particulares en las que se desarrollará la actividad laboral a distancia. Aunque la Ley 10/2021 establece un marco general, estos acuerdos son importantes porque permiten adaptar la modalidad a las necesidades específicas de cada empresa y trabajador.
Requisitos técnicos y organizativos para el teletrabajo.
La implementación exitosa del teletrabajo no solo depende de un marco legal adecuado, sino también de contar con los recursos técnicos y organizativos necesarios. Y es que para garantizar un desempeño óptimo en el teletrabajo, es fundamental que los empleados dispongan de:
• Ordenadores, con una configuración que permita ejecutar las aplicaciones y software necesarios para el desarrollo de las tareas como procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones, etc.; herramientas de comunicación (correo electrónico, videoconferencias), así como los programas específicos para el puesto de trabajo y herramientas de gestión de proyectos.
• Otros dispositivos: Impresoras, escáneres, teléfonos de empresa, según las necesidades de cada puesto.
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QUÉ DEBEMOS HACER…
→Evalúa el equipamiento necesario o establecer un sistema de reembolso de gastos.
→Dentro de los acuerdos de individuales de trabajo, incluye una cláusula que especifique las características mínimas de la conexión a internet. Esto supone:
- Establecer rangos claros y definir los horarios de inicio y finalización de la jornada laboral, así como los tiempos de descanso.
- Definir los objetivos a corto y largo plazo, y establecer indicadores de desempeño para medir los resultados.
- Establecer canales de comunicación eficientes y frecuentes con los compañeros y superiores.
→La empresa debe proporcionar a los empleados las herramientas y recursos necesarios para organizar su trabajo de forma eficiente, así como ofrecer formación en técnicas de gestión del tiempo y productividad.
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Evaluación de riesgos laborales en el teletrabajo.
La seguridad y salud de los trabajadores en el teletrabajo es una responsabilidad compartida entre la empresa y el trabajador. Al implementar medidas preventivas adecuadas, se pueden minimizar los riesgos y garantizar un entorno de trabajo saludable y productivo. Y por ley tenemos la obligación de evaluar los riesgos laborales derivados del teletrabajo.
Esta evaluación debe considerar los riesgos:
• Psicosociales: Aislamiento social, sobrecarga de trabajo, dificultad para desconectar, etc.
• Ergonómicos: Posturas inadecuadas, movimientos repetitivos, iluminación insuficiente, etc.
• Derivados de la organización del trabajo: Horarios flexibles que pueden dificultar la conciliación laboral y familiar, falta de supervisión, etc.
• Tecnológicos: Problemas de seguridad informática, acceso a datos confidenciales, etc.
QUÉ DEBEMOS HACER…
→Elaborar un documento de evaluación de riesgos específico para el teletrabajo, identificando las medidas preventivas a adoptar en cada caso. El Servicio de Prevención de Riesgos Laborales debe facilitar la autoevaluación del puesto de trabajo, la cual debe ser realizada por el trabajador, sobre la zona habilitada para desempeñar la actividad, obviando el resto de zonas de la vivienda.
→Proporcionar guías y recomendaciones para la adecuación de los espacios de trabajo, así como ofrecer la posibilidad de realizar evaluaciones ergonómicas a distancia.
→Debemos prestar especial atención al bienestar emocional de los trabajadores a distancia y adoptar medidas para prevenir y gestionar los problemas de salud mental.
Sanciones por incumplir la normativa laboral del teletrabajo.
Es importante tener en cuenta que no formalizar por escrito el contrato de trabajo o no formalizar el acuerdo de trabajo a distancia en los términos de la norma está considerado como una infracción grave, prevista en el artículo 7.1 LISOS.
Pero, además, el incumplimiento de la normativa laboral del teletrabajo puede acarrear infracciones al:
- No realizar la evaluación de riesgos laborales.
- No proporcionar el equipamiento necesario al trabajador.
- No respetar los horarios establecidos.
- No garantizar la desconexión digital.
Según el artículo 40 de la LISOS, las sanciones por no elaborar un acuerdo de teletrabajo conforme a la normativa oscilan entre 751 y 225.018 euros, dependiendo de la gravedad de los hechos y el número de trabajadores afectados.
La gravedad de una infracción se determina en función de factores como la duración de la misma, el número de trabajadores afectados y la intencionalidad de la empresa.
Ante la complejidad de la normativa laboral del teletrabajo y las posibles sanciones, es fundamental buscar asesoramiento para garantizar el cumplimiento de la ley y evitar problemas legales.
Por ello, para cualquier duda o consulta puedes contar con nuestro equipo laboral experto.
Si nos necesitas, ponte en contacto sin compromiso. Desde BIPLAZA podemos acompañarte y brindarte conocimientos especializados y asesoramiento técnico para cumplir con la normativa laboral del teletrabajo.
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