A partir del 5 de octubre de 2026, ninguna persona nueva debería empezar a trabajar en tu empresa sin haber recibido antes, por escrito, las condiciones concretas de su puesto. Lo exige el Real Decreto 723/2026, publicado en el BOE el 15 de septiembre, que sustituye por completo a la norma que regulaba esta obligación desde 1998 y elimina el margen de dos meses del que disponían hasta ahora las empresas para entregar esa información.
El cambio parece administrativo, pero no lo es. La nueva norma amplía de forma notable el contenido que hay que comunicar, obliga a explicar cómo funcionan los programas que deciden sobre turnos, tareas o salarios y exige describir cada puesto con una precisión que muchos contratos actuales no tienen.
En sectores con mucha rotación, como la hostelería, el comercio o la logística que sostienen buena parte del empleo en Canarias, cada nueva contratación pasa a depender de tener esta información preparada antes del primer día.
En este artículo te contamos qué exige exactamente el RD 723/2026, qué no exige, porque hay bastante confusión en torno al contrato y al periodo de prueba, dónde se concentra el riesgo real para tu empresa y cómo organizar el trabajo para cumplir sin improvisar en la próxima incorporación.
En síntesis: el RD 723/2026 obliga a toda empresa a informar por escrito, antes del primer día de trabajo y en toda relación de más de cuatro semanas, de 17 elementos esenciales de la relación laboral, desde la descripción precisa del puesto hasta los algoritmos que intervienen en las decisiones, en el propio contrato o en un documento que lo complete, y permite a la plantilla actual reclamarlo con un plazo de respuesta de 30 días hábiles.
PUNTOS CLAVE DEL ARTÍCULO
- Tu empresa ya no puede entregar la información laboral después de que la persona empiece a trabajar. Desde el 5 de octubre de 2026, en toda relación de más de cuatro semanas hay que informar por escrito, con carácter previo al inicio, de 17 elementos esenciales (artículo 3.2 del RD 723/2026, letras a) a q)). La información puede ir en el propio contrato o en uno o varios documentos complementarios, pero debe estar completa y la empresa debe conservar prueba de su entrega.
- Si usas software que reparte turnos, asigna tareas o calcula incentivos, tienes que explicárselo a cada trabajador. La norma exige informar de la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de decisión y, cuando afecten a jornada, tareas, salario, promoción, lugar de trabajo o extinción, de sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento. Es un derecho individual que hasta ahora se canalizaba sobre todo a través de la representación legal de la plantilla.
- Describir bien cada puesto es ahora obligatorio, y además es tu mejor defensa si una decisión sobre el periodo de prueba se discute. La información debe caracterizar el trabajo con suficiente precisión e incluir la duración y las condiciones de la prueba, con las obligaciones de cada parte para realizar las experiencias que la integran. El RD 723/2026 no obliga a motivar el desistimiento ni modifica el artículo 14 del Estatuto de los Trabajadores, y las funciones descritas tienen que encajar con la clasificación profesional del convenio aplicable.
- La plantilla que ya tienes también puede reclamar este documento, y dispones de 30 días hábiles para entregarlo. La disposición transitoria única extiende la obligación a las relaciones vigentes a solicitud de la persona trabajadora, y cualquier modificación de condiciones posterior al 5 de octubre debe comunicarse por escrito aunque nadie la haya pedido.
Qué es el Real Decreto 723/2026 y qué cambia respecto a la norma de 1998.
El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, es la norma que fija qué información sobre las condiciones de trabajo debe entregar la empresa a cada persona trabajadora, cuándo y cómo. Se publicó en el BOE núm. 228, de 15 de septiembre de 2026, y entra en vigor a los veinte días de su publicación, el 5 de octubre. Desarrolla el artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores (ET) y traslada parcialmente al derecho español la Directiva (UE) 2019/1152, sobre condiciones laborales transparentes y previsibles.
La norma deroga íntegramente el Real Decreto 1659/1998, que llevaba casi treinta años regulando esta obligación. Eso significa que los modelos informativos que venías utilizando han quedado desfasados y que no basta con actualizarlos en los márgenes: cambian el momento de la entrega, el contenido y, sobre todo, el nivel de concreción exigido.
«La información a la que se refiere el artículo 3 deberá ser facilitada por la empresa a la persona trabajadora con carácter previo al inicio de la relación laboral.» Artículo 7.1 del Real Decreto 723/2026.
Para el técnico que tiene que adaptar la documentación, las diferencias más relevantes con el régimen anterior se resumen así:
De 9 a 17 elementos: nueve contenidos de la información laboral no existían en la norma de 1998 y casi todos los demás se exigen ahora con más detalle.
Qué puede resolverse remitiendo a la ley o al convenio
La norma se aplica a todas las empresas sujetas al Estatuto de los Trabajadores, con independencia de su tamaño o sector, y su núcleo, el capítulo II, solo a las relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas (artículo 2.2).
No es cierto, por tanto, que afecte a «todas las contrataciones sin excepción»: un contrato de tres semanas queda fuera de estas obligaciones generales, aunque conviene vigilar las prórrogas, porque la norma no regula expresamente qué ocurre cuando un contrato corto acaba superando este umbral.
Lo prudente es entregar la información siempre que exista una posibilidad real de prórroga. Incluye reglas propias para relaciones laborales especiales, personal empleado público y, con independencia de la duración del contrato, para pescadores y gente de mar a bordo de buques con bandera española, un colectivo con peso propio en los puertos canarios.
Un punto conviene aclararlo desde el principio: el RD 723/2026 no crea sanciones nuevas, pero no lo necesita. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) ya tipifica en su artículo 6.4 como infracción leve no informar por escrito de los elementos esenciales del contrato «en los términos y plazos establecidos reglamentariamente». Lo que cambia ahora es precisamente ese reglamento, y con él todo lo que la Inspección de Trabajo puede exigir.
Los 17 elementos que debe recibir cada persona antes de empezar.
La información obligatoria son 17 extremos que la empresa debe comunicar por escrito, frente a los nueve de la norma anterior, y que muchos contratos actuales solo recogen en parte. Conviene despejar una confusión frecuente: la norma no exige un documento distinto del contrato. El artículo 3.1 da por cumplida la obligación cuando toda la información figura ya en el contrato escrito que tiene la persona trabajadora; si solo figura en parte, la empresa debe entregar el resto por escrito, en uno o más documentos.
En la práctica, muchas empresas optarán por un anexo informativo por categoría que acompaña al contrato y es más sencillo de mantener actualizado, pero es una decisión de organización, no una exigencia legal.
Agrupados por materias, los elementos del artículo 3.2 son estos:
- Partes, fechas y lugar: identidad de las partes; fecha de inicio y, en contratos temporales, fecha de finalización o duración previsible; domicilio social y centro de trabajo habitual, o el de adscripción si hay trabajo a distancia. Si se trabaja en varios centros, en centros móviles o con libertad para elegir el lugar, debe constar.
- Puesto: contenido de la prestación y categoría o grupo profesional, con una descripción que permita conocer con suficiente precisión el trabajo. En contratos temporales, la causa concreta que justifica la contratación, las circunstancias que la sustentan y su conexión con la duración prevista.
- Salario: salario base y cada complemento por separado, periodicidad y forma de pago, y modo de cálculo y criterios de los conceptos variables.
- Tiempo de trabajo: duración y distribución de la jornada diaria, semanal y anual, con indicación de trabajo nocturno o a turnos; cómo pueden modificarse la jornada y los turnos; horas extraordinarias; vacaciones y cómo se fijan. Con jornada irregular, los días y horas de referencia, los preavisos mínimos para empezar o cancelar una tarea y, en fijos-discontinuos, los periodos de actividad e inactividad o su estimación.
- Periodo de prueba, formación y ETT: duración concreta de la prueba y obligaciones de cada parte para realizar las experiencias que la integran; derecho a la formación que proporcione la empresa; en personas cedidas por ETT, la empresa usuaria y la causa de cada puesta a disposición.
- Algoritmos: existencia de sistemas automatizados de decisión y, en su caso, sus pautas y criterios.
- Igualdad y diversidad: plan de igualdad aplicable, política de conciliación si mejora la legal, protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo y, si existen, las medidas para la igualdad de las personas LGTBI.
- Extinción, convenio, Seguridad Social y cambios: procedimiento de extinción y plazos de preaviso de ambas partes; identificación de cada convenio aplicable con su código, fecha de publicación, vigencia y, en su caso, situación de ultraactividad; entidad gestora o mutua para cada contingencia, mejoras voluntarias y planes de pensiones; y supuestos y procedimientos en que pueden cambiar el puesto, la clasificación, el salario o el tiempo de trabajo.
Lo que puede remitirse al convenio y lo que no
El artículo 3.3 permite cumplir parte de la obligación mediante una referencia precisa a la ley, al reglamento o al convenio. Admiten remisión la cuantía del salario base y los complementos, la jornada y su modificación, las horas extraordinarias, las vacaciones, el periodo de prueba, la formación, la extinción y la Seguridad Social.
En cambio, la descripción del puesto, el cálculo de la retribución variable, la jornada irregular o los algoritmos no admiten remisión: hay que concretarlos en el documento. Y la remisión tiene que ser precisa y permitir identificar la regulación concreta: una fórmula genérica del tipo «según convenio» no cumple.
La lista es más amplia que la del régimen anterior, que solo admitía remisión para el salario, la jornada, las vacaciones y el preaviso.
La consecuencia práctica es clara. La parte «de copiar y pegar» del documento se resuelve con referencias bien hechas al convenio; el trabajo de verdad está en lo que solo tu empresa sabe de sí misma.
Trabajo en el extranjero y modificaciones
Si una persona va a trabajar habitualmente fuera de España en períodos de más de cuatro semanas consecutivas, antes de partir debe recibir información adicional: país, duración, moneda de pago, retribuciones y compensaciones por el desplazamiento y condiciones de repatriación. Si el destino es otro Estado de la UE o del Espacio Económico Europeo, también la retribución que le corresponde según la legislación del país de acogida, el reembolso de gastos y el enlace a su portal oficial sobre desplazamientos.
Cualquier modificación de estas condiciones debe comunicarse por escrito lo antes posible y, como tarde, el día en que surta efecto, cuando antes se disponía de un mes desde que el cambio era efectivo.
Algoritmos y decisiones automatizadas: la novedad que más se pasará por alto.
Toda empresa que utilice sistemas algorítmicos o automatizados para tomar decisiones debe informar de su existencia a cada persona trabajadora, y si esos sistemas intervienen en la jornada, la asignación de tareas, los salarios, la progresión profesional, el lugar de trabajo o la extinción del contrato, también de sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento. El preámbulo del Real Decreto vincula expresamente esta obligación con el Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial.
Hasta ahora, este derecho de información correspondía sobre todo a la representación legal de la plantilla, a través del artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores. Con el RD 723/2026 pasa a formar parte de la información que recibe cada persona de forma individual, también en empresas sin comité ni delegados de personal.
El error habitual será pensar que esto solo afecta a grandes plataformas digitales. No es así. Un programa de cuadrantes que reparte turnos automáticamente, un sistema que calcula comisiones de venta, una herramienta que asigna habitaciones al equipo de pisos de un hotel o que prioriza rutas y pedidos en un almacén ya entran en el perímetro. En hostelería, comercio y logística, este tipo de software se ha extendido mucho en los últimos años, a menudo como parte de un paquete más amplio de gestión.
No hace falta explicar el código fuente. Sí hay que explicar, en un lenguaje comprensible, qué datos tiene en cuenta el sistema, qué criterios aplica, qué decisiones se toman con su ayuda y si hay intervención humana antes de que se ejecuten.
¿Qué ocurre con las herramientas que solo proponen y en las que decide una persona? El artículo 3.2.k) no distingue entre sistemas que deciden solos y sistemas de apoyo, y la guía del Ministerio de Trabajo sobre información algorítmica de 2022 ya consideraba que el derecho de información de la representación legal alcanza también a las decisiones semiautomatizadas, incluso cuando el algoritmo se usa como simple apoyo.
Lo prudente, por tanto, es informar también de estas herramientas cuando su propuesta condiciona la decisión final. Esta obligación individual se suma a los derechos colectivos de información que ya existían y debe coordinarse con la normativa de protección de datos, por lo que el primer paso no es redactar, sino inventariar qué herramientas usa la empresa, qué deciden o proponen y quién las configura. Para redactarlo bien, lo más práctico suele ser pedir esa información por escrito al proveedor del software: muchas empresas descubrirán en ese momento que no sabían exactamente cómo decide la herramienta que utilizan a diario.
Funciones del puesto y periodo de prueba: donde se juega la seguridad jurídica.
El RD 723/2026 no cambia las reglas del periodo de prueba, pero sí obliga a dejar por escrito, antes de empezar, qué puesto se ocupa y en qué condiciones se desarrolla la prueba, y esa información se convierte en la mejor referencia si una decisión se discute. La norma exige caracterizar el trabajo «en términos que permitan conocer con suficiente precisión el contenido específico», y, cuando se pacta prueba, informar de las obligaciones de cada parte para realizar las experiencias que constituyen su objeto.
Conviene ser preciso, porque se está difundiendo una idea que no es exacta. El Real Decreto no crea una obligación nueva de justificar o motivar la extinción durante el periodo de prueba, ni modifica el artículo 14 del Estatuto de los Trabajadores: se mantienen las duraciones máximas y la facultad de desistir sin alegar causa. Lo que hace es obligar a informar por escrito de la duración concreta de la prueba y de sus condiciones.
Aun así, describir bien las funciones y lo que se va a valorar es una buena práctica que merece la pena. Si una decisión se discute, por ejemplo porque la persona alega que el desistimiento encubre un motivo discriminatorio, la empresa que puede demostrar qué se esperaba del puesto desde el primer día, y que la prueba se desarrolló conforme a lo informado, está en una posición mucho más sólida que la que improvisa criterios a posteriori.
Un periodo de prueba superior a seis meses solo cabe si lo fija el convenio en casos justificados por la naturaleza del empleo, por el interés de la persona trabajadora o por la necesidad de evaluar su idoneidad tras una suspensión del contrato. Artículo 3.2.h) 1.º del RD 723/2026.
Hay un límite importante: las funciones no se definen con total libertad. Deben respetar lo que establezca el convenio colectivo para cada grupo o categoría profesional. Si el convenio ya fija funciones o criterios de clasificación, la descripción tiene que ajustarse a ellos. Es aquí donde suelen aparecer más desajustes entre lo que dice el papel y lo que se hace en el día a día, y donde merece la pena dedicar tiempo con el responsable de cada área.
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Hostelería, comercio y fijos-discontinuos: dónde se concentra el riesgo en Canarias.
Las empresas con más contrataciones al año, jornadas irregulares y contratos fijos-discontinuos son las que más trabajo tendrán para adaptarse al RD 723/2026, y ese perfil describe bien a buena parte del tejido empresarial canario. La obligación se activa en cada incorporación: una cadena hotelera que refuerza plantilla en temporada alta o un comercio que contrata para campañas multiplica el número de documentos que debe tener listos antes de cada primer día.
En los contratos fijos-discontinuos, tan extendidos en la hostelería de las islas, el documento debe incluir los períodos de actividad e inactividad o, al menos, su estimación, sin perjuicio de concretarlos en el llamamiento. Y cuando la jornada se distribuye de forma irregular, hay que precisar las horas y días de referencia en los que puede exigirse trabajar y los preavisos mínimos para iniciar o cancelar una tarea. Son justamente los elementos que no admiten remisión al convenio.
También pesa la identificación del convenio. En Canarias es habitual que la empresa aplique convenios provinciales distintos en Santa Cruz de Tenerife y en Las Palmas, o que convivan convenios sectoriales y de empresa. El documento debe identificar cada uno con su código, fecha de publicación, vigencia y, en su caso, situación de ultraactividad, así que conviene tener esa información ordenada por centro de trabajo.
La plantilla actual también puede pedir esta información.
El RD 723/2026 alcanza también a las relaciones laborales vigentes el 5 de octubre: cualquier persona de la plantilla puede solicitar la información y la empresa debe entregarla en un plazo de 30 días hábiles desde la solicitud, salvo que ya obre en su poder. Además, cualquier modificación de condiciones que se produzca a partir de esa fecha debe comunicarse por escrito, aunque no haya existido petición previa.
Treinta días hábiles parecen suficientes hasta que la empresa tiene varias categorías profesionales, convenios distintos o herramientas digitales que nunca se han documentado. Y basta con que una persona lo solicite para que el resto conozca su derecho. Por eso, aunque no sea obligatorio hacerlo de inmediato, es aconsejable preparar la documentación de toda la plantilla y no esperar a la primera petición.
Conviene establecer, además, un circuito interno sencillo: quién recibe la solicitud, quién prepara el documento, quién lo valida y cómo se conserva la prueba de entrega. Esa trazabilidad será tu mejor argumento ante cualquier requerimiento de la Inspección de Trabajo.
Plazos y formato: cómo y cuándo entregar la información.
La forma de entrega es libre, pero la prueba no: la información puede darse en papel o en formato electrónico, en uno o varios documentos, siempre que sea accesible para la persona trabajadora, pueda almacenarse e imprimirse y la empresa conserve la prueba de su transmisión o recepción.
Si la persona tiene discapacidad o capacidad intelectual límite, la empresa debe asegurarse de que toda la información le resulte accesible y comprensible. Un portal del empleado con acuse de lectura o un correo electrónico con confirmación de recepción cumplen bien esa función; lo que conviene evitar son canales informales, como un mensaje de chat sin archivo ni constancia, porque ante una inspección sería difícil acreditar qué se entregó y cuándo.
En cuanto a los plazos, la información general se entrega antes del inicio de la relación; la relativa al trabajo en el extranjero, antes de la partida; la de cualquier modificación, lo antes posible y como tarde el día en que el cambio surta efecto; y la solicitada por la plantilla actual, en 30 días hábiles. El cambio obliga a revisar el proceso de incorporación de principio a fin: si hoy tu empresa cierra una contratación un jueves para que la persona empiece el lunes, a partir del 5 de octubre ese margen tiene que incluir la preparación y la entrega de toda la información exigida.
Cómo preparar tu empresa antes del 5 de octubre: una hoja de ruta en 5 pasos.
La forma más eficiente de adaptarse al RD 723/2026 es trabajar por categorías profesionales, no persona a persona, y empezar por los puestos en los que hay contrataciones previstas. Un modelo bien construido para cada categoría resuelve la mayor parte del contenido, y en cada incorporación solo hay que completar los datos individuales. Estos son los cinco pasos que recomendamos, en este orden.
1. Haz inventario de puestos, convenios y herramientas
El punto de partida es una fotografía fiel de la empresa: qué categorías profesionales existen realmente, qué convenio se aplica en cada centro de trabajo, con su código, fecha de publicación y vigencia, y qué herramientas digitales intervienen en decisiones sobre personas, como cuadrantes, cálculo de incentivos o asignación de tareas. En esta fase conviene revisar también los contratos y anexos actuales para detectar qué información ya consta y cuál falta, porque lo que ya está bien recogido en el contrato no hay que duplicarlo.
2. Prioriza las categorías con contrataciones previstas
Desde el 5 de octubre, la obligación se activa con cada nueva incorporación, así que lo primero es tener listos los modelos de los puestos que vas a cubrir en las próximas semanas: refuerzos de temporada, campañas comerciales o sustituciones que puedan superar las cuatro semanas.
3. Redacta un modelo por categoría y completa los datos individuales
Para cada categoría, por ejemplo recepcionista, camarera de pisos, dependiente, administrativo u operario de almacén, se redacta un modelo que combine dos tipos de contenido.
- Por un lado, las remisiones precisas al convenio o a la ley para salario base, jornada, vacaciones o extinción.
- Por otro, lo que no admite remisión y solo tu empresa puede aportar: las funciones reales del puesto, el cálculo de los conceptos variables, la distribución irregular de la jornada si existe y los sistemas automatizados que se utilizan.
Sobre esa base, en cada contratación se completan los datos que no pueden generalizarse: jornada y horario asignados, duración concreta del periodo de prueba, centro de trabajo y, en su caso, causa de temporalidad.
4. Integra la entrega en el proceso de alta, con prueba
El documento tiene que formar parte del circuito de incorporación, no ser un trámite que se resuelve después. Lo recomendable es fijar quién lo prepara, quién lo valida y cómo se entrega: firma en papel, portal del empleado con acuse o correo con confirmación de recepción. Esa trazabilidad es la que protege a la empresa ante una actuación de la Inspección de Trabajo y la que permite acreditar, si hace falta, qué información recibió cada persona y cuándo.
5. Prepara la respuesta a la plantilla actual y a los cambios
El último paso cierra el círculo. Con los modelos por categoría ya hechos, responder a una solicitud de la plantilla actual es cuestión de completar los datos individuales, sin depender del plazo de 30 días hábiles. Y conviene dejar establecido un procedimiento sencillo para comunicar por escrito cualquier modificación posterior, como un cambio de horario, de centro o de estructura de complementos, como tarde el día en que surta efecto.
El coste de no hacerlo va más allá de la multa. El incumplimiento se califica como infracción leve de la LISOS, sancionable con multas de 70 a 750 euros según su graduación (artículo 40.1.a).
El verdadero riesgo está en lo que un documento incompleto deja al descubierto: un periodo de prueba difícil de defender, una causa de temporalidad mal justificada o una decisión apoyada en un sistema automatizado que nadie explicó.
Una buena ocasión para revisar el resto de obligaciones laborales.
Adaptarse al RD 723/2026 obliga a revisar la documentación laboral, y algunas obligaciones quedan ahora conectadas directamente con el nuevo documento: hay que identificar en él el plan de igualdad, el protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo y, si existen, las medidas LGTBI. Si alguno de esos elementos no está implantado, el documento lo pondrá en evidencia. Por eso es el momento de comprobar que el resto de obligaciones básicas está al día. Estas afectan a todas las empresas, con independencia de su tamaño:
- Registro diario de jornada, conservado durante cuatro años (artículo 34.9 ET). El real decreto que hará obligatorio el registro digital sigue pendiente: a finales de septiembre de 2026 no se ha aprobado ni publicado en el BOE, así que hoy sigue siendo válido cualquier sistema fiable que acredite el inicio y el fin de la jornada.
- Calendario laboral anual, expuesto en cada centro de trabajo.
- Prevención de riesgos laborales, incluida la evaluación de riesgos psicosociales.
- Protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo, difundido a la plantilla.
- Política interna de desconexión digital.
- Registro retributivo desagregado por sexo y categoría.
A partir de 50 personas trabajadoras se suman el plan de igualdad inscrito en el REGCON, el sistema interno de información o canal de denuncias y la cuota de reserva del 2 % para personas con discapacidad; por encima de 50, las medidas y el protocolo LGTBI.
Si existe teletrabajo regular, también debe formalizarse el acuerdo de trabajo a distancia. Los umbrales se calculan sobre el total de la empresa, no por centro de trabajo, y tu convenio colectivo puede añadir obligaciones más exigentes.
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Llegar al 5 de octubre con la documentación lista.
El RD 723/2026 convierte la información laboral en una herramienta de gestión: obliga a explicar, antes del primer día y por escrito, qué se espera de cada puesto, cómo se retribuye, cómo se organiza el tiempo y qué papel juega la tecnología en las decisiones sobre personas. Quien lo aborde como un simple formulario tendrá documentos que no protegen; quien lo aproveche para ordenar sus puestos, sus criterios de evaluación y su convenio ganará seguridad jurídica y claridad interna.
Te recomendamos empezar por las categorías con contrataciones previstas y no dejarlo para el último momento. Es un trabajo que sale mejor en equipo, combinando el conocimiento que tu empresa tiene de su día a día con el rigor técnico de quien conoce la norma.
En BIPLAZA no nos limitamos a entregarte un modelo: trabajamos contigo, puesto por puesto, para que la información de cada categoría sea real, encaje con tu convenio y te respalde cuando la necesites. ¿Quieres saber cómo afecta el RD 723/2026 a tu plantilla y por dónde empezar?
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Preguntas Frecuentes (FAQs)
¿Tengo que rehacer los contratos de toda mi plantilla antes del 5 de octubre de 2026? No. El RD 723/2026 no obliga a firmar contratos nuevos. Si el contrato de una persona ya recoge toda la información exigida, la obligación está cumplida; si no, basta con entregarle por escrito lo que falta. En las nuevas incorporaciones, antes de que empiece a trabajar. En la plantilla actual, cuando lo solicite, con un plazo de 30 días hábiles. Aun así, conviene tener los documentos preparados para no depender de ese plazo, y recordar que cualquier cambio de condiciones posterior al 5 de octubre debe comunicarse por escrito aunque nadie lo pida.
Uso una aplicación de recursos humanos para fichajes y vacaciones, ¿tengo que informar sobre ella a mis trabajadores? Depende de lo que haga la herramienta. Si solo registra datos, como fichajes, solicitudes de vacaciones o nóminas, y no toma ni propone decisiones, no entra en la obligación de explicar criterios de funcionamiento. Si asigna turnos de forma automática, calcula incentivos, prioriza tareas o puntúa el desempeño, sí deberás informar de su existencia y explicar sus pautas y criterios en lenguaje comprensible. La clave está en si el sistema decide, o condiciona decisiones, sobre jornada, tareas, salario, promoción, lugar de trabajo o extinción. Ante la duda, pide al proveedor una descripción escrita de su lógica.
¿Qué hago si mi convenio colectivo no detalla las funciones de cada categoría profesional? Muchos convenios clasifican por grupos profesionales amplios, sin describir tareas concretas. En ese caso, es tu empresa quien debe concretar las funciones reales del puesto, siempre dentro del grupo y de los criterios de clasificación que fije el convenio. No es una carga inútil: esa concreción es la que te dará una referencia objetiva para valorar el periodo de prueba y para ordenar la movilidad funcional. Lo recomendable es redactarla con el responsable directo de cada área, que es quien conoce el trabajo real.
Si cambio el horario o el salario de un trabajador después del 5 de octubre, ¿basta con comunicarlo verbalmente? No. Cualquier modificación de los elementos informados debe comunicarse por escrito lo antes posible y, como tarde, el día en que el cambio surta efecto, también para quienes ya estaban contratados antes de esa fecha. La única excepción es cuando la información se dio por remisión a la ley o al convenio y lo que cambia es la propia norma o el convenio. Además, esta comunicación no sustituye los procedimientos del Estatuto de los Trabajadores: si el cambio es una modificación sustancial de condiciones, habrá que seguir también el cauce del artículo 41.
Glosario de Términos Clave
- Convenio colectivo: acuerdo negociado entre empresas y representación de las personas trabajadoras que regula las condiciones de trabajo de un sector o de una empresa. Puede ser estatal, autonómico, provincial o de empresa; en Canarias es habitual que una misma empresa aplique convenios provinciales distintos según la isla. El RD 723/2026 exige identificar cada convenio aplicable con su código, fecha de publicación y vigencia.
- Directiva (UE) 2019/1152: norma europea sobre condiciones laborales transparentes y previsibles, que actualiza la lista de información que toda persona trabajadora debe recibir por escrito al iniciar su relación laboral. El RD 723/2026 la incorpora parcialmente al derecho español.
- Documento informativo: escrito, en papel o electrónico, con el que la empresa completa la información que no figura en el contrato. Debe entregarse antes del inicio de la relación, poder almacenarse e imprimirse, y la empresa debe conservar prueba de su entrega. Es la vía más práctica para cumplir el RD 723/2026 sin rehacer contratos.
- Fijo-discontinuo: modalidad de contrato indefinido para trabajos de temporada o de prestación intermitente, muy frecuente en la hostelería y el turismo canarios. El documento informativo debe recoger los periodos de actividad e inactividad o su estimación, que se concretan en cada llamamiento.
- LISOS: Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Recoge las infracciones laborales y las multas que puede proponer la Inspección de Trabajo; su artículo 6.4 califica como leve no informar por escrito de los elementos esenciales del contrato en los términos reglamentarios.
- Periodo de prueba: fase inicial del contrato en la que empresa y persona trabajadora pueden poner fin a la relación sin preaviso ni indemnización, dentro de los límites del artículo 14 del Estatuto de los Trabajadores y del convenio. Con el RD 723/2026, su duración y las obligaciones de cada parte deben constar por escrito antes de empezar.
- Transparencia algorítmica: obligación de informar de la existencia de sistemas automatizados de decisión y de explicar sus pautas, criterios y reglas cuando intervienen en condiciones de trabajo. Afecta a herramientas cotidianas como los programas de cuadrantes o de cálculo de incentivos, no solo a plataformas digitales.
- Ultraactividad: situación en la que un convenio colectivo sigue aplicándose después de haber finalizado su vigencia pactada, mientras se negocia uno nuevo. El documento informativo debe indicar si el convenio aplicable se encuentra en esta situación.
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