Expediente disciplinario. La conversación que debes tener antes de iniciar los trámites.

En Biplaza creemos que la mejor manera de abordar los temas complejos es desde el conocimiento actualizado y la experiencia real. Tras la reciente formación especializada que ha recibido nuestra área laboral, nos sentamos con Cinthya Lutzardo, una de nuestras asesoras dentro del área laboral de BIPLAZA, para que nos cuente de primera mano qué debes tener en cuenta al abrir un expediente disciplinario y por qué las garantías legales no son un simple trámite, sino tu mayor red de seguridad.

Y es que el error más caro en un despido disciplinario casi nunca está en la carta de despido. Está en todo lo que debería haber ocurrido antes y no ocurrió.

Este artículo no repasa qué tipos de despido existen, eso lo vimos en el artículo sobre cuándo y cómo despedir, sino que le pedimos a una de nuestras asesoras que nos guíe a través de las cuestiones más prácticas que deberías tener en cuenta si tienes que iniciar un expediente disciplinario en tu empresa.

PUNTOS CLAVE DEL ARTÍCULO

• No se empieza por la carta, se empieza por el expediente. Antes de redactar hay que tener resueltas cinco cuestiones: hecho, fecha, prueba, convenio y garantías. Si alguna falla, la carta mejor escrita no sostiene la sanción, y conviene parar antes de notificar.
• Desde el 18 de noviembre de 2024, la audiencia previa al trabajador es obligatoria. El Tribunal Supremo exige dar audiencia al trabajador antes de un despido disciplinario; omitir ese trámite convierte el despido en improcedente aunque la causa esté plenamente acreditada. Doctrina fijada por la STS 1250/2024, de 18 de noviembre (rec. 211/2022) y reiterada en sentencias posteriores, que aplica directamente el art. 7 del Convenio 158 OIT. 
• El plazo para sancionar corre desde el conocimiento cabal, no desde la sospecha. Las faltas prescriben en plazos cortos, 10 días las leves, 20 las graves y 60 las muy graves, que empiezan cuando el órgano con capacidad de sancionar tiene conocimiento pleno de los hechos, con un límite absoluto de seis meses desde que se cometieron. Documentar esa fecha es decisivo.
• En la carta van hechos, no valoraciones; y la empresa carga con la prueba. “Ha faltado al respeto” no es un hecho: es una calificación. La carta necesita fechas, lugares y conductas concretas, y la empresa debe poder probarlas en juicio.

5 preguntas clave a Cinthya, asesora laboral de Biplaza.

Para empezar a situarnos, ¿por qué es tan importante que las empresas entiendan y tengan el concepto de expediente disciplinario plenamente actualizado?

Cinthya: Para nosotros como equipo es primordial, porque el entorno laboral y la normativa cambian constantemente, y un pequeño error de forma puede invalidar por completo una decisión empresarial. El expediente disciplinario es la herramienta legal que tienes como empleador para sancionar un incumplimiento, pero no es un cheque en blanco. Requiere seguir un procedimiento estrictamente garantista. Si no estás al día con las últimas sentencias y requisitos, te arriesgas a que cualquier medida que tomes sea declarada nula o improcedente.

A veces, cuando se detecta una falta grave, el instinto de la empresa es actuar rápido y zanjar el asunto. ¿Por qué no puedes simplemente comunicar la sanción sobre la marcha?

Cinthya: Entendemos esa urgencia, pero actuar en caliente es el mayor error que se puede cometer. El régimen disciplinario exige respetar el derecho a la defensa del trabajador. Si despides o suspendes de empleo y sueldo a alguien sin darle la oportunidad de conocer los cargos y explicarse, estás vulnerando su derecho a la tutela judicial efectiva. El expediente disciplinario sirve precisamente para investigar los hechos objetivamente, recopilar pruebas y asegurar que la sanción, si finalmente procede, sea proporcional y legalmente inatacable.

Hablemos de esas garantías legales. ¿Cuáles son los pasos innegociables que no te puedes saltar?

Cinthya: Hay varias líneas rojas que debes respetar siempre:

1. La notificación por escrito: Tienes que comunicar al trabajador de forma clara, detallada y por escrito cuáles son los hechos que se le imputan y qué normativa interna o artículo del convenio ha vulnerado.
2. Los plazos de prescripción: No puedes sancionar una falta de hace un año si la acabas de descubrir y dejas pasar el tiempo. Las faltas leves prescriben a los 10 días, las graves a los 20 y las muy graves a los 60 días desde que tienes conocimiento de ellas.
3. La audiencia previa: Es fundamental que el trabajador pueda defenderse, aportar pruebas o dar su versión antes de que tomes la decisión final. Recientes sentencias están poniendo muchísimo foco en que no se puede vaciar de contenido este derecho.
4. La proporcionalidad: La sanción tiene que encajar con la gravedad de la falta comprobada.

 ¿Qué ocurre exactamente si la empresa ignora estas garantías y sanciona de todos modos?

Cinthya: Que te quedas sin argumentos ante un tribunal. Si el trabajador impugna la sanción (para lo cual tiene un plazo de 20 días hábiles) y se demuestra que hubo defectos de forma, omisión de plazos o que se le causó indefensión, el juez va a tumbar la sanción. Si hablamos de un despido, puede declararse nulo o improcedente, obligándote a readmitir al trabajador o a pagarle la indemnización máxima, además de los salarios de tramitación. Es un coste económico y reputacional altísimo que te podrías haber ahorrado haciendo las cosas bien desde el principio.

Para terminar. Como experta de Biplaza, ¿qué le recomiendas a una empresa antes de dar el primer paso en un proceso disciplinario?

Cinthya: Mi mayor consejo es que no des un paso solo. En el mismo instante en que detectes una conducta sancionable, levanta el teléfono y háblanos. Actuar con nuestro asesoramiento jurídico y laboral desde el minuto cero nos permite guiarte, redactar las comunicaciones con la precisión técnica necesaria y asegurarnos de que cumples con todos los plazos y garantías legales. En Biplaza estamos precisamente para eso: para darte tranquilidad y que cada paso que des sea firme y seguro.

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Los pasos innegociables ante un expediente disciplinario.

Si tienes que enfrentarte a una situación de este tipo en tu empresa, estos puntos podrían ayudarte a tomar las mejores decisiones y acciones:

• Frena los impulsos: Nunca actúes en caliente ni sanciones sobre la marcha. Las prisas son el camino más rápido hacia una sanción nula o improcedente ante un juez.
• Comunica siempre por escrito: Detalla de forma muy clara los hechos que se imputan y especifica exactamente qué normativa o artículo del convenio se ha vulnerado.
• Vigila el reloj (Plazos de prescripción): El tiempo corre en tu contra. Recuerda los plazos desde que tienes conocimiento de la falta: 10 días para las leves, 20 para las graves y 60 para las muy graves.
• Escucha antes de actuar (Audiencia previa): No elimines el derecho a la defensa. Es estrictamente necesario que permitas al trabajador dar su versión y aportar pruebas.
• Mide las consecuencias (Proporcionalidad): La sanción que apliques tiene que ser justa y encajar con la gravedad del hecho.
• No camines en solitario: Apoyarte en un equipo experto desde el primer momento es la única forma de asegurar que cada paso que des cuente con todas las garantías jurídicas.

Los diez elementos que no pueden faltar en una carta de despido

Si tras el expediente y la investigación la conclusión es el despido, la comunicación escrita debe ser impecable. A continuación te mostramos el esqueleto de una carta de despido disciplinario defendible, con el que puedes guiarte a través de la información que no puede faltar. 

Se trata de:

1. Identificación de empresa y trabajador: nombre, DNI, categoría, centro de trabajo.
2. Referencia al trámite previo de audiencia.
3. Relato cronológico de hechos concretos.
4. Concreción fáctica: fechas, lugares, personas, circunstancias específicas.
5. Norma infringida: precepto del convenio o art. 54 del Estatuto de los Trabajadores.
6. Calificación de la falta.
7. Proporcionalidad de la sanción.
8. Decisión claramente expresada.
9. Fecha de efectos.
10. Modalidad de entrega.

Un último apunte vital sobre la entrega: La carta solo despliega efectos si la empresa puede probar que llegó. Siempre que sea posible, entrégala en mano ante dos testigos, reflejando fecha y hora exactas. Si el trabajador se niega a firmar, los testigos deben hacer constar de su puño y letra que “se lleva copia” y firmar esa mención.

A distancia, la vía habitual es el burofax con certificación de texto y acuse de recibo. Si no se entrega por ausencia o por no ser retirado, el intento acreditado de entrega suele bastar para tener por cumplida la diligencia de la empresa. Aun así, conviene tener preparada una alternativa inmediata, como un SMS certificado o correo electrónico designado para comunicaciones, con acuse de recibo.

Un expediente defendible siempre contiene lo mismo: hechos concretos, fechas claras, prueba conservada, convenio revisado, prescripción en plazo, garantías cumplidas, carta coherente con el expediente y entrega acreditada. Todo lo demás es, otra vez, empezar por la carta: y no es lo que te recomendamos.

Es el terreno donde una asesoría marca la diferencia: no actuar cuando ya hay que despedir, sino ordenar de antemano el expediente para que la decisión se sostenga. En BIPLAZA te acompañamos a construirlo antes de necesitarlo.

Trabajamos contigo el expediente completo para que tu decisión disciplinaria esté blindada desde el primer paso. Y como siempre te decimos, si tienes alguna duda, contacta con nuestro equipo, contacta con nuestro equipo →

Preguntas Frecuentes (FAQs)

¿Es obligatorio dar audiencia al trabajador antes de un despido disciplinario? Sí. Desde el 18 de noviembre de 2024, el Tribunal Supremo exige dar audiencia previa al trabajador antes del despido disciplinario, sobre la base del art. 7 del Convenio 158 de la OIT. Omitir ese trámite hace el despido improcedente aunque la causa esté acreditada; no lo hace nulo, salvo que se alegue vulneración de derechos fundamentales. [Doctrina confirmada mediante la STS 1250/2024, de 18 de noviembre (rec. 211/2022) ]

¿Desde cuándo se cuenta el plazo para sancionar una falta? Desde que el órgano con capacidad de sancionar tiene conocimiento cabal y completo de los hechos, no desde la primera sospecha. Los plazos son de 10 días para las faltas leves, 20 para las graves y 60 para las muy graves, con un límite máximo de seis meses desde que se cometieron (art. 60.2 ET). Por eso conviene documentar por escrito la fecha exacta de conocimiento.

¿Vale una captura de pantalla como prueba en un despido? Sirve para entender el caso, pero no siempre para probarlo en juicio. La empresa carga con la prueba (art. 105 LRJS) y esta debe ser lícita e íntegra: conversación completa, interlocutores identificados y acceso legítimo a los medios. Las capturas recortadas o sin contexto, y el acceso a cuentas personales del trabajador, son terreno resbaladizo.

¿Cambia algo si el trabajador es representante o está afiliado a un sindicato? Sí. A los representantes legales hay que instruirles un expediente contradictorio antes de sancionar faltas graves o muy graves; y si el trabajador está afiliado, puede ser obligatorio dar audiencia a los delegados sindicales (art. 55.1 ET). Omitir estas garantías puede llevar a la improcedencia o incluso a la nulidad, por lo que se comprueban antes de tramitar. [Criterio avalado por la STS 737/2025, de 17 de julio (ECLI:ES:TS:2025:3664)]

Glosario de términos clave.

• Audiencia previa: Trámite, obligatorio desde noviembre de 2024, por el que la empresa comunica los cargos al trabajador y le da un plazo para alegar antes de decidir el despido disciplinario. Omitirlo hace el despido improcedente aunque la causa esté probada.
• Carga de la prueba: Regla por la que, en el despido disciplinario, es la empresa quien debe probar los hechos que imputa (art. 105 LRJS). No basta con que el hecho sea cierto: hay que poder demostrarlo con prueba lícita.
• Condonación tácita: Situación en la que la empresa, al tolerar de forma reiterada una conducta sin advertirla, se entiende que la ha consentido, perdiendo la capacidad de sancionarla salvo que reintroduzca la norma por escrito y advierta del cambio de criterio.
• Expediente contradictorio: Procedimiento reforzado —con pliego de cargos, audiencias documentadas e imparcialidad— exigible antes de sancionar faltas graves o muy graves a representantes legales de los trabajadores. Su omisión puede acarrear improcedencia o nulidad.
• Prescripción de la falta: Extinción de la posibilidad de sancionar por el transcurso del tiempo. El plazo corto corre desde el conocimiento cabal por el órgano competente; la prescripción larga (seis meses desde la comisión) opera siempre como límite máximo.
• Proporcionalidad: Correspondencia exigible entre la gravedad de la conducta y la sanción impuesta. Una sanción desproporcionada, aunque el hecho exista, puede declararse improcedente.

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