La facturación en España está a punto de experimentar una transformación significativa con la llegada de Verifactu, el nuevo sistema de emisión de facturas verificables regulado por el Real Decreto 1007/2023.
Esta normativa, que se implementará progresivamente a partir del 1 de julio de 2025 para los productores de software y posteriormente para los contribuyentes, impactará directamente en cómo empresas y autónomos gestionan y emiten sus facturas.
Por ello, desde BIPLAZA hemos desarrollado esta guía completa donde desglosamos todo lo que necesitas saber: qué es Verifactu, a quién afecta, las fechas cruciales, y cómo puedes prepararte para cumplir con esta nueva obligación a fin de evitar sanciones.
¿Qué es Verifactu y por qué es tan importante?
Verifactu es el nombre coloquial que se le ha dado a los sistemas informáticos de facturación (SIF) que cumplen con los requisitos técnicos establecidos en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. Estos sistemas deben ser capaces de remitir de forma automática, segura, consecutiva e íntegra todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) prácticamente en tiempo real o, alternativamente, garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación mediante el uso de firma electrónica y la generación de registros de eventos.
Su importancia radica en que representa un paso más en la digitalización de las obligaciones fiscales y en la lucha contra el fraude fiscal, buscando una mayor transparencia y homogeneidad en las transacciones comerciales. Para tu negocio, implica la necesidad de asegurar que tu software de facturación actual cumple o será adaptado a estos nuevos estándares.
Objetivos principales de Verifactu.
La implementación de Verifactu persigue varios fines, que según indica la AEAT como principales objetivos, se busca:
- Modernizar la facturación: Impulsar el uso de sistemas digitales avanzados.
- Luchar contra el fraude fiscal: Dificultar la ocultación de ingresos y la manipulación de facturas.
- Simplificar obligaciones: A largo plazo, podría facilitar la cumplimentación de ciertas declaraciones fiscales al disponer la AEAT de más información.
- Estandarizar la información: Facilitar la homogeneización de los datos de las facturas.
- Mejorar la asistencia al contribuyente: Con datos más precisos, la AEAT podría ofrecer un mejor servicio.
¿A quién afecta la normativa Verifactu?
Es importante tener en cuenta que la obligación de utilizar un sistema Verifactu se extiende a:
- Empresarios y profesionales sujetos al Impuesto sobre Sociedades.
- Empresarios y profesionales sujetos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)que desarrollen actividades económicas.
- Empresarios y profesionales sujetos al Impuesto sobre la Renta de no Residentes (IRNR) que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
- Entidades en régimen de atribución de rentas (como comunidades de bienes o sociedades civiles) que desarrollen actividades económicas.
→Excepciones a tener en cuenta. Quedan excluidos de esta obligación, entre otros:
- Contribuyentes que ya utilicen el Suministro Inmediato de Información (SII).
- Determinadas operaciones exentas de IVA según el artículo 20 de la Ley del IVA (como servicios sanitarios o educativos, aunque con matices).
- Operaciones realizadas por el sector público bajo ciertas condiciones.
- Operaciones del sector financiero y asegurador, también con especificaciones.
- Actividades agrícolas, ganaderas y pesqueras que tributen por el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca o el régimen simplificado del IVA, salvo que opten por llevar libros registro de IVA.
Es fundamental revisar la normativa o consultarnos para confirmar si tu actividad específica se encuentra entre las exentas.
Fechas clave para la adaptación a la nueva facturación.
- 1 de julio de 2025
- Los productores y comercializadores de software de facturación deberán tener sus sistemas completamente adaptados y ofrecerlos a sus clientes.
- A partir de esta fecha, los contribuyentes podrán adoptar voluntariamente los sistemas Verifactu y empezar a remitir sus registros de facturación a la AEAT (si su software lo permite).
- 1 de enero de 2026:
- Fecha límite para que las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades y otros contribuyentes que no sean autónomos del IRPF adapten sus sistemas y cumplan con la obligación.
- 1 de julio de 2026:
- Fecha límite para que el resto de empresarios y profesionales (principalmente autónomos en IRPF) adapten sus sistemas y cumplan con la obligación.
→Nota BIPLAZA: Es crucial estar atentos a las comunicaciones oficiales de la AEAT, ya que estas fechas podrían sufrir ajustes. Sin embargo, la fecha del 1 de julio de 2025 para la disponibilidad del software adaptado es un hito clave para iniciar la planificación.
Tipos de sistemas de emisión de facturas contemplados.
La normativa no va a imponer un único tipo de software, sino que establece requisitos. De esta manera, los sistemas de emisión de facturas podrán ser:
- Sistemas Verifactu → Aquellos que remiten automáticamente los registros de facturación a la AEAT. Estos sistemas deben garantizar la integridad, autenticidad, trazabilidad e inalterabilidad de los datos enviados.
- Sistemas No Verifactu (no remiten automáticamente a la AEAT pero cumplen con los requisitos de integridad) → Estos sistemas deben asegurar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación mediante otros mecanismos, como la firma electrónica de los registros y la generación de un registro de eventos que recoja todas las operaciones realizadas. Además, deberán conservar las huellas «hash» de los ficheros.
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Requisitos clave de los sistemas Verifactu.
Independientemente de si envían datos a la AEAT o no, los sistemas informáticos de facturación deberán:
- Generar un registro de facturación de alta por cada factura expedida, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.
- Incorporar un código QR en cada factura que facilite su captura y digitalización, y que contendrá datos identificativos de la factura.
- Asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
- Contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones con el sistema, modificaciones, etc.
- Permitir la remisión continua y segura de los registros de facturación a la AEAT (para los sistemas que opten por esta vía o estén obligados a ella).
- Incluir la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU” en las facturas si el sistema envía los datos a la AEAT.
- Estar certificado mediante una declaración responsable del productor del software.
Pasos recomendados para adaptar tu negocio a Verifactu.
- CONTACTA CON TU PROVEEDOR DE SOFTWARE. Es el primer y más importante paso. Pregunta si su software actual será adaptado a Verifactu, cuándo estará disponible la versión compatible y si tendrá algún coste adicional.
- EVALÚA TUS NECESIDADES Y ELIGE MODALIDAD. Decide, si te es posible, si prefieres un sistema que envíe directamente los datos a Hacienda (Verifactu puro, con menos requisitos internos de custodia en algunos aspectos) o uno que garantice la integridad internamente (exigiendo firma, registro de eventos y conservación de huellas hash).
- PLANIFICA LA MIGRACIÓN/ACTUALIZACIÓN. Nuestra recomendación es que no lo dejes para el último momento. Una migración o actualización de software puede requerir tiempo y pruebas. Hacerlo con antelación evitará prisas y posibles interrupciones en tu operativa cerca de las fechas límite.
- PREPARA A TU EQUIPO. Los cambios pueden afectar a la forma de emitir facturas (por la inclusión del QR o la frase «Verifactu») y a los procesos de archivo y gestión documental.
- REVISA PROCESOS INTERNOS. Adapta tus procedimientos administrativos y contables a los nuevos requisitos de registro y conservación de la información.
- CONSERVA LA DOCUMENTACIÓN. Mantén a buen recaudo la declaración responsable del software, el manual de uso del sistema y, por supuesto, todos los registros de facturación y eventos según los plazos legales.
Beneficios de anticiparse y cumplir con Verifactu y la nueva normativa de facturación.
- Evita sanciones por incumplimiento de la normativa.
- Mejora la eficiencia, ya que la digitalización y automatización pueden optimizar tus procesos de facturación.
- Mayor seguridad jurídica, ya que cumplir con la ley te da tranquilidad y evita problemas con la AEAT.
- Mejora la transparencia de tus operaciones comerciales.
- Además, la AEAT podría usar esta información para simplificar otras obligaciones fiscales.
¿Y si no cumplo? Régimen sancionador de la nueva normativa de facturación.
El Real Decreto establece un régimen sancionador específico. No disponer del software adecuado o utilizarlo incorrectamente puede acarrear sanciones económicas importantes. Por ejemplo, la sanción por la falta de un sistema informático que garantice la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación puede ser una multa fija por cada ejercicio en el que se haya producido el incumplimiento, o un porcentaje sobre la cifra de negocios en casos graves.
Es vital para tu negocio y operativa tomarse esta nueva normativa de factiración en serio.
¿Necesitas Ayuda con Verifactu?
En BIPLAZA entendemos que la adaptación a nuevas normativas puede ser un desafío. Si tienes dudas sobre cómo Verifactu afecta a tu negocio, qué software elegir, o cómo planificar la transición, no dudes en contactarnos. Nuestro equipo está preparado para asesorarte y ayudarte a navegar estos cambios con éxito.
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
- AEAT: Agencia Estatal de Administración Tributaria.
- Verifactu: Término coloquial para los sistemas de emisión de facturas verificables que cumplen con el RD 1007/2023.
- SIF: Sistema Informático de Facturación.
- SII: Suministro Inmediato de Información del IVA.
- QR (Código QR): Código de barras bidimensional que almacenará información de la factura.
- Firma Electrónica: Mecanismo para garantizar la autenticidad e integridad de los datos.
- Registro de Eventos: Log que recoge todas las acciones realizadas en el sistema de facturación.
- Hash: Algoritmo que genera una huella digital única para un conjunto de datos, garantizando su inalterabilidad.
FUENTE OFICIAL
Para más información directa de la fuente, puedes consultar:
- Agencia Tributaria: Sistemas informáticos de facturación – VERIFACTU
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
IMAGEN | Christina Radevich para Unsplash
