Desde el año 2021 existe en nuestro país una limitación para los pagos en efectivo, que establece un límite general de 1.000 € y afecta tanto a empresas y profesionales como a particulares.
El contexto lo pone la entrada en vigor de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que establece este límite con el objetivo de combatir la evasión fiscal y el blanqueo de capitales.
Y como a nivel operativo podría tener impacto dentro de tu actividad, en este artículo analizaremos en detalle el porqué de esta limitación de pagos en efectivo y ofrecerte algunas recomendaciones prácticas para que, como empresa, puedas adaptarte a la normativa de manera efectiva.
¿Qué establece la ley?
En realidad, lo que busca la limitación de pagos en efectivo es dificultar las transacciones en efectivo de grandes cantidades de dinero y forzar la transparencia y la trazabilidad de los movimientos financieros de empresas y profesionales.
Por ello, está prohibida la realización de pagos en efectivo por un importe igual o superior a 1.000 € y está delimitado de una manera clara para las siguientes situaciones:
- La compraventa de bienes o servicios entre empresas. Es decir, no podrás superar este límite si tu empresa compra productos o servicios a otra empresa.
- Los pagos de profesionales a empresas como, por ejemplo, un abogado, un arquitecto o un autónomo no pueden cobrar a una empresa en efectivo por un importe superior a la cuantía estipulada.
- Los pagos de empresas a profesionales. Por su parte, una empresa tampoco puede pagar a un profesional en efectivo por un importe superior a 1.000 €.
- Los anticipos o entregas a cuenta de una futura compraventa o prestación de servicios que supera los 1.000 € también debe hacerse por medios de pago distintos al efectivo.
Es importante destacar que:
- El límite de 1.000 € se aplica a la transacción en su conjunto. Es decir, que no se puede fraccionar un pago en efectivo en varias cantidades menores para eludir la normativa.
- La responsabilidad del cumplimiento recae en ambas partes, tanto en quien paga como en quien cobra. La Agencia Tributaria puede sancionar a ambas partes en caso de incumplimiento.
¿Qué mecanismos utiliza el estado para detectar el fraude?
Por cuantía, la limitación de pagos en efectivo puede parecer una nimiedad o una práctica puntual que no conlleva riesgos. Pero no es así, y lo cierto es que el Estado español cuenta con diversos mecanismos para detectar su incumplimiento.
La más común es la OBLIGACIÓN DE CONSERVACIÓN DE REGISTROS.
Como norma general de gestión fiscal, contable y administrativa, todas las empresas y profesionales deben conservar los justificantes de pago durante 5 años, incluyendo facturas, tickets, recibos y extractos bancarios y estar disponibles para la Agencia Tributaria si así lo requiere.
Además, las entidades financieras también están obligadas a conservar durante 5 años todas las operaciones realizadas por sus clientes, incluyendo fecha, importe y la identidad de las partes involucradas, por lo que todo debe quedar registrado.
También hay que tener en cuenta las INSPECCIONES Y CONTROLES que pueden realizar a tu empresa para verificar el cumplimiento de la normativa, en la que se van a revisar los registros de pagos y se te solicitará la documentación correspondiente a tu contabilidad.
Y por último, los ciudadanos pueden informar de forma anónima el incumplimiento de la limitación de pagos en efectivo a través del CANAL DE DENUNCIAS habilitado en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Para ello, se debe aportar información sobre la transacción, como la fecha, el importe, las partes involucradas y el lugar donde se realizó.
¿Cuáles son las sanciones si se incumple con la limitación de pagos en efectivo?
La Ley establece sanciones para aquellos que incumplan con la limitación de pagos en efectivo que recaen tanto sobre quien paga como sobre quien cobra, ya que se convierten en responsables solidarios en caso de infracción.
La sanción por incumplir la limitación de pagos en efectivo equivale al 25% del importe pagado en efectivo que exceda los 1.000 €.
El importe de la sanción se calcula aplicando un 25% del total del pago en efectivo que exceda el límite legal de 1.000 €. Esto significa que, por ejemplo, si se realiza un pago en efectivo de 2.000 €, la sanción ascendería a 250 €, cantidad que se repartiría a partes iguales entre el pagador y el cobrador.
Si es detectado, se activarán procedimientos administrativos y, en última instancia, pueden desembocar en la vía judicial.
Si es detectado un incumplimiento en la limitación de pagos:
- Recibirás una notificación de la sanción donde se detalla el importe, el motivo y el plazo para su pago.
- Si el pago se realiza dentro del plazo voluntario, se puede aplicar una reducción del 20% de la sanción.
- El pago puede realizarse de diversas formas, como por transferencia bancaria, ingreso en cuenta corriente o presencialmente en las oficinas de la Agencia Tributaria.
- Si el pago no se realiza dentro del plazo voluntario, se genera un recargo de demora aplicando un tipo de interés diario que varía según el período de retraso.
- Si no se abona la sanción voluntariamente, la Agencia Tributaria puede iniciar un procedimiento de ejecución forzosa, pudiendo embargar cuentas bancarias, bienes inmuebles u otros activos para cobrar.
- En caso extremo, de haber oposición al cobro de la sanción, el Estado puede interponer un recurso ante el Tribunal Económico-Administrativo Central o, en última instancia, ante la vía judicial.
Es importante destacar que la existencia de un pago en efectivo superior al límite no implica una sanción automática. La Agencia Tributaria se encarga de analizar cada caso en particular, valorando las circunstancias y la existencia de indicios de fraude. No obstante, la presunción de infracción recae sobre las partes involucradas, por lo que es fundamental actuar con responsabilidad y cumplir escrupulosamente con la normativa.
¿Existen excepciones?
Sí, existen algunas excepciones a la limitación de pagos en efectivo, como por ejemplo:
- Los pagos ocasionales entre particulares. Se permiten pagos en efectivo de hasta 10.000€ siempre que sean ocasionales y no estén relacionados con una actividad empresarial o profesional.
- Ciertas actividades económicas, como el comercio minorista de productos de primera necesidad, tienen un límite de pago en efectivo de 2.500 €.
¿Cómo puedes adaptar tu empresa a la norma?
Para adaptarte a la normativa de limitación de pagos en efectivo, desde BIPLAZA te recomendamos implementar algunas medidas muy sencillas que pueden evitar incurrir en fallos:
- Informa a tus clientes sobre la limitación de pagos en efectivo y las formas de pago alternativas disponibles.
- Implanta sistemas de pago electrónico como tarjetas de crédito, débito o transferencias bancarias para que toda transacción pueda quedar registrada.
- Lleva un registro de las transacciones. Es fundamental hacerlo a nivel contable, incluyendo la forma de pago utilizada.
- Forma a tus empleados sobre la normativa y los procedimientos para cumplir con ella.
Si bien la limitación de pagos en efectivo es una medida importante para combatir el fraude fiscal que puede implicar algunos retos para tu empresas, también es una oportunidad para mejorar la gestión y minimizar los riesgos asociados al incumplimiento.
Como nota adicional, es interesante aprovechar las ventajas que ofrecen las herramientas tecnológicas para optimizar la gestión de tu empresa de manera eficiente.
En BIPLAZA te ofrecemos un equipo de personas expertas y partners técnicos y tecnológicos que pueden ayudarte a simplificar y optimizar tu día a día.
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Esta es una más de las diversas obligaciones de las empresas en nuestro país. Si estás interesado en cumplir con ellas en el día a día de tu actividad, te recomendamos acudir siempre a expertos en asesoramiento contable y fiscal.
Desde BIPLAZA estamos a tu disposición no solo para acompañarte con estos requerimientos de manera recurrente sino para ayudarte a realizar una puesta a punto de tu organización. Contacta con nosotros.
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FUENTES Página web de la Agencia Tributaria: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/normativa-criterios-interpretativos/analisis/Pagos_en_efectivo.html Información sobre la Ley 11/2021: https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2021-11473 IMAGEN | lucas Favre para Unsplash
