A día de hoy muchas empresas y autónomos ya gestionan sus transacciones a través de la Firma Electrónica; una forma cómoda, rápida y eficiente de hacer trámites. Pero la realidad es que muchos todavía luchan con los procesos más tradicionales. Mira en tu propia organización. ¿Te suena familiar?
La Administración Electrónica te permiten concentrarte y afrontar determinadas tareas de una forma mucho más competitiva y eficaz. Por ejemplo, en el post que publicamos hace algunas semanas sobre PUNTOS DE ATENCIÓN AL EMPRENDEDOR. ¿QUÉ SON Y EN QUÉ PUEDEN AYUDARTE?, vimos que la propia creación de empresas, desde el momento 0, puede tramitarse de manera telemática a través de herramientas que están a nuestro alcance.
La firma electrónica es una de ellas.
¿Qué es exactamente la firma electrónica?
Definición
La firma electrónica es el conjunto de datos, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados de forma electrónica como medio de identificación del firmante.
En España la Ley 59/2003 de Firma electrónica, define tres tipos:
- Firma electrónica: es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
- Firma electrónica avanzada: es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
- Firma electrónica reconocida: es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
La firma electrónica reconocida tiene el mismo valor que la firma manuscrita en relación a aquellas con datos consignados de forma electrónica
Funciones básicas
La tramitación digital sitúa a la firma electrónica dentro de un contexto donde cada vez más empresas y ciudadanos pueden realizar trámites y firmar documentos, mediante su certificado digital. Y sus funciones básicas son:
- Identificar tu firma de manera inequívoca
- Asegurar la integridad del documento firmado, constatando que es exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación
- Asegurar el no repudio del documento firmado. Los datos que utilizas para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no podrás decir que no has firmado el documento
Los tipos de certificados admitidos por las administraciones son:
- certificado de persona física
- certificado de representante de persona jurídica
- certificado de sello electrónico para la actuación automatizada
- certificado de sede electrónica administrativa
- certificado de empleado público
Ventajas
Las ventajas de la firma electrónica respecto a la firma manuscrita son evidentes. Si tú como empresario o tu empresa requiere identificar o certificar mediante rúbrica tradicional un gran volumen de documentos o transacciones, puedes obtener grandes beneficios en ahorro de costes y mejora de servicio a través de la aplicación digital. Anímate y comienza a familiarizarte con su uso.
- Te aporta una mayor seguridad e integridad de los documentos, ya que los contenidos que lleve la firma no pueden ser alterados y garantiza la autenticación del mismo así como la identidad del firmante.
- Te garantiza la confidencialidad, el contenido del mensaje solo será conocido por quienes estén autorizados a ello.
- Reduces o eliminas los gastos en tangibles, como el papel y la tinta.
- Disminuyes el tiempo en la ejecución de procesos y considerable ahorro en los procedimientos de administración de archivos.
- Lo que deriva en un aumento de la productividad y competitividad de ti o de tu empresa.
¿Cómo consigo y cómo uso la Firma Electrónica?
Lo primero que debes hacer es solicitar un certificado digital o DNI electrónico
Desde la sede digital dnielectronico.com nos detallan sus pasos para conseguirlo:
- El ciudadano que solicite por primera vez su DNI y, por tanto, los certificados electrónicos asociados, deberá acudir a una Oficina de Expedición del Documento Nacional de Identidad..
- Para solicitar la expedición será imprescindible la presencia física de la persona a quien se haya de expedir, el abono de la tasa legalmente establecida en cada momento y la presentación de los documentos necesarios.
- La entrega del DNI y de los certificados asociados se realizará personalmente a su titular en la misma jornada en que solicite su expedición.
- Finalizada la fase de gestión documental y la personalización física de la tarjeta, comienza la fase de personalización lógica con la carga de datos en el chip de la tarjeta soporte. La generación de claves se realizará, en la tarjeta y en presencia del titular, tras la habilitación de un PIN aleatorio que se entrega en un sobre ciego.
Segundo paso: Firmar por medio de un medio electrónico
La firma debe realizarse obligatoriamente por medios electrónicos y puede hacerse de dos formas:
- Descargando una aplicación en el ordenador | En este caso se utiliza para firmar la aplicación que se instala en el ordenador y es necesario estar conectado a Internet.
En el caso de que el certificado electrónico esté grabado en una tarjeta con chip criptográfico, caso del DNI electrónico, es necesario tener instalado en el ordenador el lector de tarjetas adecuado, ya sea integrado en el teclado o externo conectado a través de un puerto USB. - Firmar directamente en internet |Esta opción es usada sobre todo cuando se firman formularios o solicitudes telemáticas, por ejemplo, en la relación con la Administración Pública. En este enlace del PAE (Portal de Administración Electrónica) te ayudan a usar tu firma electrónica, paso a paso.
Tercer paso: Validar la firma
Cuando se recibe un documento firmado electrónicamente conviene comprobar:
- La identidad del firmante
- La integridad del documento firmado
- La validez temporal del certificado utilizad
¿Qué utilidades prácticas tiene la Firma Electrónica?
Tramitar la renta, pedir la vida laboral o realizar otros muchos trámites con la Administración Pública es más cómodo si tienes una firma electrónica, con la que además podrás recibir notificaciones o firmar facturas online. Si bien agregar una solución de eAdministración a tu gestión es sin duda un gran paso adelante, ahora surge una gran pregunta: ¿cómo saber si ese certificado es válido?, ¿si estaba revocado en el momento de la firma? o ¿si la Autoridad que lo emitió es de confianza?
Formas de verificar el uso de la Firma Electrónica
Si tenemos dudas a la hora de hacer transacciones usando la firma electrónica y necesitamos comprobar que los datos firmados se corresponden con los originales, podemos hacer uso de un prestador de servicios de certificación.
Un prestador de servicios de certificación es una persona física o entidad jurídica que expide certificados electrónicos o presta otros servicios en relación con la firma electrónica.
O a también a través de la plataforma VALIDe., un servicio ofrecido por el Gobierno de España.
