El mundo empresarial actual funciona gracias a los datos y la información que se deriva de ellos. En un entorno complejo como es el digital, donde mucho depende de los datos que las empresas recopilan y procesan, proteger esa información es indispensable.
Es hora de revisar tus acuerdos.
Los datos son fundamentales para las empresas que procesan información con el objetivo de proporcionar servicios y productos a sus clientes.
Entre los pasos necesarios que debes seguir para proteger los datos de tus usuarios, la redacción de un acuerdo de Política de Privacidad claro y conciso tiene una importancia vital.
Así que, en este artículo, analizaremos los elementos que componen una Política de Privacidad efectiva, que podrá ayudarte a comprender mejor el desarrollo de este tipo de acuerdo legal, que infunda fe y confianza en tus clientes y te proteja de problemas de responsabilidad.
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¿Qué es la Política de Privacidad?
La Política de Privacidad es una declaración o un documento legal que establece cómo tu empresa o un sitio web recopila, maneja y procesa los datos de sus clientes y visitantes. Describe explícitamente si esa información se mantiene confidencial, se comparte o se vende a terceros.
Es decir, una Política de Privacidad es donde informas a tus usuarios cómo te asegura de que tus prácticas comerciales respeten su privacidad.
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¿Por qué la Política de Privacidad es indispensable en tu web?
La privacidad no es un concepto nuevo. Existen leyes y regulaciones para la protección de datos relacionados con el gobierno, la educación, la salud, los niños, los consumidores, las instituciones financieras, etc.
Estos datos son fundamentales para la persona a la que pertenecen: desde números de tarjetas de crédito hasta direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Nuestra información confidencial de identificación, es decir, nuestros datos personales del tipo que sean, son importantes y en manos poco confiables puede potencialmente tener consecuencias de alcance muy graves.
Las empresas o sitios web que manejan información de clientes deben publicar sus Políticas de Privacidad en sus sitios web comerciales. Si posee un sitio web, aplicación web, aplicación móvil o aplicación de escritorio que recopila o procesa datos de usuario, tienen la obligación de publicar una Política de Privacidad u otorgar en su defecto acceso dentro de la aplicación al acuerdo completo de Política de Privacidad.
Hay varias razones por las que se hace necesario contar con un acuerdo de Política de privacidad en tu sitio web. Estas son algunas de las principales:
Requerido por la ley
Para que las personas se sientan cómodas compartiendo su información personal en Internet, debe existir algún tipo de responsabilidad legal en las empresas para proteger esos datos y mantener informados a los usuarios sobre el estado de su información.
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Requerido por servicios de terceros
Además de las leyes que rigen, algunos sitios web como Apple, Amazon y Google requieren que los propietarios de sitios web y aplicaciones publiquen un acuerdo de Política de privacidad si utilizan alguno de sus servicios. Muchos sitios web y aplicaciones utilizan publicidad en la página o en la aplicación de terceros para generar ingresos. Dado que estos anuncios también recopilan datos de los usuarios, los terceros requieren que los sitios web o las aplicaciones soliciten permiso a sus usuarios para compartir sus datos personales.
- Por ejemplo, si usas Google Analytics en tu web, las Condiciones de servicio de Google requieren que publiques un acuerdo de Política de privacidad. Además de esto, también debes comunicar que estás utilizando este servicio y dar a conocer la información sobre cómo recopilas y procesas los datos.
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Aumenta la transparencia
Si bien las leyes de privacidad y protección de datos difieren de una región a otra, una Política de privacidad debe informar de manera integral a sus usuarios sobre cómo se utilizarán sus datos.
Las empresas cuyos modelos de negocio giran en torno al manejo de información sensible de los clientes necesitan un acuerdo de política de privacidad claro y completo que les diga a los usuarios exactamente qué información recopila la empresa y qué hace con esa información.
Esto brinda a los usuarios una sensación de seguridad al saber cuánto control tienen sobre sus datos personales en las condiciones para las que se registran.
Es por ello que tu acuerdo de Política de privacidad debe informar a tus usuarios sobre cómo tu sitio web o aplicación maneja esa información personal. Tus usuarios también deben ser informados sobre el motivo de la recopilación de información, así como durante cuánto tiempo se almacenarán sus datos en sus servidores.
Incluso si no recopilas información personal, debes comunicarlo dentro de los epígrafes de tu Política de privacidad. Esto ayuda a generar confianza y no dejar al azar la sensación que puedan tener tus usuarios de que estás recopilando datos sin su consentimiento.
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Ejemplo de política de privacidad de un sitio web
Lo primero que has de hacer para lograr ser transparente sobre la información personal que recopilas y lo que haces con ella, es facilitar el acceso a tu acuerdo de Política de privacidad.
Los sitios web generalmente publican un enlace al acuerdo completo de la Política de privacidad desde el pie de página del sitio web, mientras que las aplicaciones generalmente agregan la Política de privacidad a un menú «Acerca de» o «Legal».
Otra ubicación popular para las aplicaciones y los sitios web de las tiendas de comercio electrónico es la página de pago o la página de registro de la cuenta si no tiene un componente de comercio electrónico pero permite a los usuarios crear cuentas.
Sin olvidar que, para cualquier tipo de inscripción, de acuerdo al artículo 12 de la ley RGPD, la política de privacidad de una web debe ser sencilla, concisa, transparente y comprensible, es decir, hay que evitar una redacción ambigua o demasiada técnica.
Y en esta línea, la política de privacidad lo ideal es cumplir con unos principios básicos:
- Principio de transparencia lealtad y licitud: Se necesita el consentimiento expreso del usuario para poder realizar el tratamiento de datos personales.
- Principio de minimización: Solo se recabarán los datos imprescindibles para poder llevar a cabo los servicios solicitados por el usuario.
- Principio de limitación del plazo: Los datos personales se destruirán una vez se haya cumplido la finalidad para que fueron recabados.
- Principio de confidencialidad e integridad: Se debe asegurar que se cumplen y toman todas las precauciones para que terceros no autorizados no puedan acceder a los datos.
Así que, en términos generales, cada acuerdo de política de privacidad debe tener al menos las siguientes cláusulas:
- Qué información se recopila y cómo
- Cómo se utiliza la información
- ¿Cómo se almacena y protege la información?
- Información de contacto de la empresa
- Uso de cookies, archivos de registro y seguimiento
- Cómo un usuario puede optar por no participar en la recopilación / uso de datos
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Información de contacto de la empresa
Como responsable de tu empresa, también es importante que incluyas la información de contacto de tu empresa en tu acuerdo de Política de privacidad. Generalmente, la información de contacto se agrega al final de la Política de privacidad y contiene una dirección física (calle), una dirección de correo electrónico y / o un número de teléfono. Cuanta más información de contacto pueda proporcionar, mejor.
Desde el área de servicios Jurídicos Digitales de BIPLAZA lo que te recomendamos es que revises y mantengas tu Política de privacidad precisa y actualizada cuando corresponda.
Si quieres ampliar estos datos, también te recomendamos que leas el artículo “check-list de los 3 imprescindibles en tu web desde el punto de vista jurídico digital” y si tienes alguna duda o necesitas resolver de manera profesional tu documentación legal, ponte en contacto con nosotros.
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