El pago electrónico para empresas es un servicio ya más que habitual. La digitalización forma parte de nuestro día a día. Por ello queremos centrarnos en dos herramientas que usamos de forma cotidiana: las tarjetas de crédito para empleados y las pasarelas de pago.
Primero queremos comenzar con las tarjetas de crédito para empleados, pues su disposición y uso conlleva una responsabilidad tanto para la empresa, como la persona que hace uso de ella en nombre de esta.
Y aunque es indudable que las implicaciones en torno al comercio electrónico son amplias y se extienden a las áreas fiscales, contables y laborales de toda empresa, temas que abordaremos en próximos artículos, a continuación, hablaremos sobre las pasarelas de pago electrónico para empresas; con algunas obligaciones y consideraciones a tener en cuenta desde el punto de vista jurídico digital y contractual.
Herramientas de pago electrónico para empresas: las tarjetas de crédito para empleados
Las tarjetas de crédito para empleados son tarjetas que permiten a tu equipo realizar compras y adelantos en efectivo en una cuenta corporativa. Si bien se puede emitir cualquier cantidad de tarjetas de crédito para empleados, es tu responsabilidad su uso final y la liquidación de todos los saldos mensuales.
Las tarjetas de crédito para empleados actúan de manera muy similar a las tarjetas de crédito comerciales, con la distinción de que pueden ofrecer varios números de tarjeta diferentes para cada empleado único.
Y puesto que hay muchos tipos de tarjetas, también existe la oportunidad de establecer restricciones separadas, como límites de gasto u opciones de categorías de comerciantes, en tarjetas individuales.
Una ventaja de las tarjetas de crédito de los empleados es que eliminan la necesidad de informes de gastos, ya que toda esa información se incluye en los estados de cuenta mensuales.
¿Cómo funcionan las tarjetas de crédito para empleados?
Desde que la empresa solicita cuentas de tarjetas de crédito, los administradores establecen pautas sobre el presupuesto, las categorías de compra y los límites de tiempo. Y hay obligaciones a tres bandas:
Son obligaciones del emisor de la tarjeta:
- Responder frente al titular por las operaciones no ejecutadas o no autorizadas y por las ejecutadas erróneamente.
- Entregar un ejemplar del clausulado de las cláusulas contractuales.
- Facilitar el NIP o código PIN.
- Atender las órdenes de pago.
- Facilitar al titular de la tarjeta un extracto donde se contengan las operaciones realizadas.
- Impedir la utilización indebida de la tarjeta.
Son obligaciones del titular de la tarjeta:
- La custodia de la tarjeta y el NIP o PIN.
- La utilización de la tarjeta correctamente y conforme al contrato.
- El pago de la comisión estipulada por el uso de la tarjeta.
- La identificación ante los establecimientos cuando le sea exigido.
- La firma de la nota de cargo.
- El reembolso al emisor del importe de las notas de cargo por operaciones ejecutadas y autorizadas.
- Notificar al emisor cualquier situación irregular de la cuenta o de la propia tarjeta.
Y por último, a tener en cuenta, son obligaciones del establecimiento comercial:
- Disponer adecuadamente de los medios tecnológicos; materiales y publicitarios.
- Verificar la tarjeta y utilizar debidamente el sistema de pago.
- Hacer firmar al titular de la tarjeta la nota de cargo.
- Conservar la copia de las notas de cargo y de abono por el tiempo estipulado en el contrato.
- Hacer entrega al titular el comprobante de la operación.
Herramientas de pago electrónico para empresas: las pasarelas de pago
En el artículo Check-list de los 3 imprescindibles en tu web desde el punto de vista jurídico digital, en particular cuando hablamos del aviso legal que es la comunicación mediante la cual se notifica al usuario todas las cuestiones que la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información obliga a incluir, incorporamos la necesidad de ofrecer un correcto apartado de condiciones generales.
Y esto afecta directamente al sistema de pago electrónico, que tendrá que garantizar a las personas que lo utilizan:
- Autenticidad: Hablamos del proceso de confirmar la identidad de un cliente a través de factores de autenticación se obtiene mediante protocolos criptográficos.
- Integridad: El sistema de pago electrónico debe garantizar que los mensajes que se intercambian entre las personas que participan en la operación no sufren alteraciones durante el tiempo que dura la transferencia, como por ejemplo, los códigos o las firmas digitales.
De ahí que se haga indispensable notificar al consumidor o usuario sobre la operación realizada, y se garantice la seguridad de pago, informando de forma clara los medios de seguridad que se aplican. Sobre todo, en los casos en los que los datos de la tarjeta se guardan en los servidores de nuestra empresa.
En caso de que utilices otras pasarelas de pago externas, igualmente deberás informar al usuario cuáles son las condiciones y las garantías de seguridad que ofrece dicha pasarela.
Clasificación de los pagos
Por último, hablemos sobre los pagos. Cuando se realiza un contrato digital, lo habitual es que la forma de pago del mismo, también sea de forma digital o electrónica, esté regida bajo una regulación.
Y puesta que esta regulación depende de la intervención de una entidad de crédito autorizando la operación o no, podemos dividir los pagos en dos tipos:
Los que sí la requieren:
– Tarjeta de crédito o débito. Cuando se utiliza un TPV, es necesario que una entidad bancaria autorice la transacción, para que el establecimiento lo reciba.
– La tarjeta inteligente (Smart card): el mismo caso que la tarjeta de crédito o débito, pero en vez de usar la banda magnética, se utiliza el chip que viene incorporado.
– Pago por móvil.
Los que no la requieren:
– Monedero electrónico. Aunque de poco uso, el chip que lleva inserto se carga una determinada cantidad de dinero (su límite máximo se suele situar en 60 €) desde cualquier cajero automático. Llegado el momento de usarlo, se introduce en el Terminal de Pago Electrónico y se descarga la cantidad requerida.
– El dinero digital. Representa la generación más avanzada de medios de pago electrónico. Hablamos de monedas digitales privadas (ya existen en la actualidad ejemplos como el bitcoin) o una moneda digital creada por la cantidad que el cliente requiera, formado por una secuencia de 15 dígitos que opera en Internet mediante un software específico para él.
El más habitual es el pago con tarjeta, por lo que entramos a detallar de forma más extensa:
Existe una legislación aplicable a la tarjeta proveniente del Derecho comunitario y otra creada por nuestro legislador nacional. En lo que respecta a nuestro ordenamiento jurídico (y cuando el titular de la tarjeta es un consumidor y usuario), al pago con tarjeta le resultan de aplicación el Real Decreto Ley 19/2018, de 23 de Noviembre, de servicios de pago y otras medidas urgentes en materia financiera , conocido también como RD-L SP; y el artículo 112 del Texto Refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios.
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