En las circunstancias actuales en que las empresas tratan con problemas tales como cambios rápidos en la tecnología, crecimiento en el número de nuevos competidores, variedad de necesidades y nuevas demandas de unos clientes cada vez más informados y exigentes, el deseo general de todo empresario es mejorar la eficiencia y la productividad. Todas las empresas de cualquier tipo, desde las de nueva creación hasta las consolidadas, pueden beneficiarse de las fortalezas competitivas (y la tranquilidad) que otorga disponer de un buen estudio de costes.
Disponer de unos cimientos fuertes ayuda a la sostenibilidad corporativa y potencia el crecimiento de las empresas en base a su capacidad de innovación, la asunción de riesgos y proactividad
Disponer de unos cimientos fuertes ayuda a la sostenibilidad corporativa y potencia el crecimiento de las empresas en base a su capacidad de innovación, la asunción de riesgos y proactividad. ¿Por qué? Porque controlando qué y sobre todo de cuánto dispones, todo será mucho más fácil.
¿Cómo empiezo? Estudio preliminar de costes
Una empresa tiene muchos costes diferentes, desde el pago de las materias primas hasta el pago del alquiler o la factura de proveedores. Mediante una clasificación cuidadosa de ellos, puedes analizar tu desempeño y tomar mejores decisiones sobre tu negocio.
Manejar los costes es necesario para tener claras las metas que se deben conseguir, a fin de crear una política empresarial con el objetivo de mejorar la productividad y obtener beneficios
Comienza por lo más sencillo:
a) Haz una lista de costes
Las principales formas en que una empresa necesita administrar sus costos es a través de su clasificación, que el líneas generales podemos segmentar en:
Costos directos | Son aquellos que se relacionan directamente con el producto o servicio que prestas: costes de la materia prima, el tiempo de trabajo, transporte o comercialización.
Costos indirectos | Es decir, aquellos recursos que necesitas para desarrollar tu actividad: el alquiler de tus oficinas, las nóminas o los insumos genéricos.
Costos fijos | Son aquellos costos que no son sensibles a pequeños cambios en los niveles de actividad de una empresa, sino que permanecen invariables ante esos cambios.
Algunos ejemplos de costos fijos incluyen:
- Tarifas de alquiler y negocios en las fábricas y oficinas
- Salarios de empleados y administración
- Seguro
- Publicidad y otras campañas promocionales
Costos variables | Son aquellos que se modifican de acuerdo a variaciones del volumen de producción (o nivel de actividad), se trata tanto de bienes como de servicios. Es decir, si el nivel de actividad decrece, estos costos decrecen, mientras que si el nivel de actividad aumenta, también lo hace esta clase de costos.
Los ejemplos de costos variables incluyen:
- Materias primas utilizadas en producción.
- Salarios de los empleados cuando se pagan según lo que producen.
- Energía utilizada en el proceso de producción.
- Comisión pagó a los vendedores en función de cuánto venden.
La diferenciación entre costo fijo y costo variable es primordial para obtener información relevante a la hora de tomar decisiones basadas en la tesorería de tu empresa.
b) Estudia el mercado
Contar con los proveedores adecuados pasa por hacer un estudio de mercado y contactar con muchas empresas. Es algo tan fácil como no conformarse con los primeros presupuestos y conocer toda la oferta de servicios externos que vas a necesitas, para buscar los precios más económicos y que mejor se ajusten a tus posibilidades.
c) Calcula el tiempo de amortización
Otro punto indispensable a la hora de valorar los costes totales de nuestro negocio es el saber estimar cuánto tiempo necesitaremos para amortizar todos los gastos iniciales a fin de que estos dejen de ser pérdidas para convertirse en beneficios.
Conviene que conozcas de antemano cuáles van a ser las inversiones que deberás acometer y cuáles serán tus gastos corrientes y operativos. Los principales normalmente vienen de cuatro frentes: márketing y comercialización; producción y logística; gastos de personal, y gastos financieros.
Si queremos que nuestros planes a corto y medio plazo sean viables, nuestros gastos deben estar acorde con la realidad y el punto de equilibrio de nuestro negocio
Analiza tus necesidades de financiación
En el post “¿Cómo calcular tus verdaderas necesidades de financiación?” que publicamos hace algunos meses, abordamos la importancia de estimar las necesidades operativas de fondos, averiguando cuáles son costes reales: desde los cobros, hasta los pagos, para determinar las necesidades de financiación y los productos financieros más adecuados para tu empresa.
Hay que tener mucha visión y experiencia y no apoyarse únicamente en los números para alcanzar una perspectiva más amplia de nuestro negocio. .
Analizar a fondo los factores financieros, así como otros factores de éxito y riesgo del proyecto, es una gran responsabilidad. Pero además, requiere una formulación y evaluación cuidadosa con el objetivo de identificar otros aspectos que puedan influir en su factibilidad,
Tips que te ayudarán a verlo todo mucho más claro
HAZ GRÁFICOS | Prueba a representar tus números a través de representaciones gráficas. Muchas veces, los análisis de costes son más fáciles de interpretar si usas gráficos. Gracias a ellos, que representan la información de una manera visual y ordenada, podrás orientarte y apoyarte en ellos como soporte visual de los datos recogidos en tu listado de costes, o servirte para encontrar más fácilmente dónde está tu punto de equilibrio.
HAZ DE LA AUTOMATIZACIÓN TU ALIADA | En esta era de la digitalización ya podemos contar con métodos avanzados y aumentar nuestras habilidades para obtener los números correctos y lograr reducir las horas de trabajo y las tareas repetitivas. La gestión en la nube nos ayuda a reducir costes en términos de tiempo en lo que se refiere al área contable. Y esto es algo importante a tener en cuenta. Si quieres saber más, te aconsejamos leer el artículo “Ventajas de la transformación digital desde el punto de vista contable”.
DIFERENCIA BENEFICIO DE CAJA | Parece obvio, pero una cosa es obtener beneficios, y otra muy distinta es disponer de caja, es decir, dinero en el bolsillo. Es interesante que tomes en cuenta los ingresos, que nos llegan directamente de los cobros, y calcules los beneficios antes de los impuestos. Esto te puede orientar dentro del análisis de costes y restar presión a las gastos de tu empresa.
CONFÍA EN LAS CIFRAS
- No emprendas nada que no te haga recuperar el capital invertido en 3 años.
- Durante el primer año pueden producirse pérdidas, pero éstas no deben llegar a superar el 10% del capital.
Durante estos meses de verano, podemos tomarnos un tiempo para pensar y reformular la concepción de nuestros negocios y plantear un estudio de costes pormenorizado para implementar cuanto antes. Si deseas contar con la ayuda de nuestro equipo de profesionales, ponte en contacto con nosotros.
