¡Adiós al papel! Registro de Jornada Digital Obligatorio. Normativa y claves.

La legislación laboral evoluciona hacia un entorno de mayor transparencia y control. Si bien la obligación de registrar la jornada existe desde 2019, la nueva normativa en tramitación (prevista para entrar en vigor a principios de 2026) refuerza y digitaliza este control, convirtiendo la gestión online en un requisito indispensable. 

Desde el área Laboral de BIPLAZA, queremos hablarte en este artículo sobre las nuevas disposiciones del Registro de Jornada Digital Obligatorio y ayudarte a convertir este cumplimiento en una ventaja competitiva para tu empresa.

PUNTOS CLAVE DEL ARTÍCULO

• Prohibición definitiva del papel y las hojas de cálculo (Excel) como sistema principal de registro. Deben implementar una solución digital.
• El sistema que utilicen debe garantizar la inmutabilidad de los datos, registrando cualquier modificación (quién, cuándo y por qué).
• El por qué la empresa debe asegurarse de que sus trabajadores y la Inspección de Trabajo puedan acceder a los registros de forma remota y en tiempo real.
• Obligaciones de registro: claridad en las horas ordinarias, extraordinarias, complementarias y las pausas o descansos.

El fundamento del Registro de Jornada.

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-Ley 8/2019, el registro de la jornada laboral se estableció como una obligación básica en todas las empresas españolas, independientemente de su tamaño o sector de actividad.

Los pilares de la obligación inicial, que ustedes ya conocen, eran claros:

• Universalidad: Se aplica a la totalidad de su plantilla, incluyendo teletrabajadores, empleados a tiempo parcial y fijos discontinuos.
• Contenido Mínimo: Deben registrar de forma fiable y objetiva la hora de inicio y finalización de la jornada diaria, así como las horas extraordinarias y los descansos realizados.
• Conservación: Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar accesibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
• El avance tecnológico: Ya en 2024, desde el área Laboral de Biplaza, les anticipamos que los sistemas manuales o poco fiables (cuadrantes, papel) estaban destinados a desaparecer. La Inspección siempre ha exigido un sistema que garantice la fiabilidad y la inalterabilidad de los datos

TE PUEDE INTERESAR |La importancia de la contabilidad interna para facilitar el análisis experto.

La novedad normativa: El salto al Registro de Jornada Digital Obligatorio.

La principal novedad del marco regulatorio que se está ultimando es que lo que antes era una fuerte recomendación o una exigencia implícita, ahora se convierte en una obligación de formato explícita para sus empresas.

El objetivo del Registro de Jornada Digital Obligatorio es reforzar la lucha contra las horas extraordinarias no remuneradas, y para ello, la herramienta es el registro horario digital obligatorio.

Los requisitos clave del nuevo sistema son:

1. DIGITAL Y TRAZABLE: Se acaba la posibilidad de que ustedes utilicen Excel o documentos en papel. El registro debe realizarse mediante sistemas electrónicos, aplicaciones móviles o software especializado que garanticen la inalterabilidad. Si necesitan corregir un fichaje, el sistema debe registrar automáticamente la modificación, quién la hizo y el motivo.
2. ACCESO PARA LA INSPECCIÓN EN TIEMPO REAL: Sus empresas deberán contar con sistemas que faciliten a la Inspección de Trabajo la consulta de los registros de forma remota e inmediata, facilitando las auditorías y la verificación del cumplimiento normativo sin previo aviso.
3. REGISTRO DE PAUSAS EFECTIVAS: El nuevo sistema les exige una precisión en el registro que distinga claramente entre el tiempo de trabajo efectivo, los descansos (como la pausa para el café no computable como tiempo de trabajo) y el tiempo de disponibilidad.
4. DERECHO DE ACCESO INDIVIDUAL: Cada persona trabajadora debe tener acceso a su propio registro horario de manera directa e inmediata, desde cualquier dispositivo. Esto no es solo una obligación, sino una herramienta de transparencia que reduce los posibles conflictos para ustedes.
5. SANCIONES MÁS RIGUROSAS: Aunque las multas por incumplimiento ya eran significativas, el nuevo marco prevé una mayor rigurosidad, con la posibilidad de que las sanciones se apliquen por cada trabajador afectado, y no solo por la empresa.

Consejos prácticos para implementar el Registro de Jornada Digital Obligatorio.

En Biplaza, vemos esta obligación como una excelente oportunidad para optimizar la gestión de Recursos Humanos y mejorar el clima laboral de tu empresa. La clave es la anticipación y la implementación de un sistema integral.

A tener en cuenta: Ciberseguridad y Protección de Datos.

Un aspecto realmente importante al migrar el registro de jornada a un sistema digital y online, es que no solo cumplen con una obligación laboral, sino que asumen una responsabilidad crítica en materia de ciberseguridad y protección de datos. 

Un registro digital almacena información altamente sensible (datos personales, hábitos, localización y rendimiento), convirtiendo la seguridad en la base ineludible de la confianza y el cumplimiento.

El carácter obligatorio y digital del control horario sitúa a tu empresa como responsable del tratamiento de datos personales bajo el paraguas del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) española.

La ley exige que los sistemas de fichaje garanticen la seguridad, la confidencialidad y la integridad de los datos. El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) que, en los casos más graves, superan con creces las multas de la Inspección de Trabajo.

Riesgos a evitar en la digitalización.

Un sistema de Registro de Jornada Digital Obligatorio que sea vulnerable expone a tu negocio a riesgos que van más allá de una simple multa:

• Fugas de información (Data Leaks): Acceso no autorizado a los datos horarios de los trabajadores, que pueden revelar información sensible sobre su vida privada o patrones de trabajo.
• Alteración de registros: Si el sistema no es fiable, los registros podrían ser manipulados (por la empresa o por terceros) perdiendo la trazabilidad exigida por la nueva normativa.
• Incumplimiento del Derecho a la Privacidad: Un uso excesivo de la geolocalización o de datos biométricos (fichaje por huella, por ejemplo) sin una justificación estricta puede constituir una violación directa de los derechos digitales de tus empleados.

TE PUEDE INTERESAR | Las obligaciones laborales básicas de una empresa.

Medidas prácticas para garantizar la seguridad del fichaje.

Al abordar la ciberseguridad y la protección de datos como un componente esencial del Registro de Jornada Digital Obligatorio no solo proteges la información de tu plantilla, sino que también protegen a la empresa de graves riesgos legales y reputacionales.

Ahora la pregunta es: ¿está tu empresa lista para digitalizar el control horario y convertir el cumplimiento en un valor añadido?

Lo que tenemos que tener claro es que el sistema debería identificar inequívocamente a la persona que realiza el registro y las modificaciones de los asientos realizados.

El incumplimiento por parte de la obligación de acreditar que se cumplen los presupuestos anteriores, llevaba aparejada unas consecuencias claras:

• Presunción, salvo prueba en contrario, de la realización de la jornada, horas complementarias u horas extraordinarias que fueron registradas.
• Presunción, salvo prueba en contrario del carácter parcial de los servicios, de la celebración del contrato a jornada completa.
• Consideración de tiempo de trabajo efectivo de la totalidad del periodo transcurrido entre el inicio y la finalización de la jornada, reflejados en el registro.
• Y sin perjuicio de la primera de las presunciones reseñadas, el tiempo de trabajo que exceda de la jornada ordinaria tendría la consideración, bien de horas extraordinarias, bien de horas complementarias, según se trate de trabajo a tiempo completo o a tiempo parcial.

En Biplaza, podemos orientarte a la hora de seleccionar e implementar la herramienta digital más adecuada para las características de tu empresa, garantizando la trazabilidad, la seguridad y el cumplimiento normativo.

Si necesitas ayuda, contacta con el  Área Laboral de Biplaza y garantiza que tu empresa está preparada para el futuro digital del control horario.

GLOSARIO DE TÉRMINOS CLAVE

Preguntas Frecuentes (FAQs)

• ¿Podemos seguir usando el Excel o el fichaje manual si lo firman los trabajadores? Con la nueva normativa que refuerza la digitalización, los métodos no digitales (papel, Excel sin sellos de tiempo y trazabilidad) dejarán de ser sistemas válidos. La jurisprudencia ya ha rechazado el papel por su alta susceptibilidad a la manipulación. Deben implementar una solución digital.
• ¿El registro horario debe incluir la pausa del café o el almuerzo? Sí, el registro debe reflejar la hora de inicio, las interrupciones y la hora de finalización. No es obligatorio registrar pausas que no se consideren tiempo de trabajo efectivo, pero el sistema debe permitir identificar el tiempo de trabajo efectivo total. La nueva norma les exige mayor precisión en el detalle de las pausas.
•  ¿Qué pasa si un trabajador olvida fichar? Es responsabilidad de su empresa garantizar el fichaje. El protocolo interno que ustedes elaboren debe prever estas incidencias (por ejemplo, permitiendo una corrección por parte del supervisor con la aprobación y registro del trabajador), pero el sistema debe dejar constancia de que el registro fue modificado o no fue realizado en el momento exacto.
• ¿Cuándo se espera la entrada en vigor del registro digital obligatorio? Aunque el registro es obligatorio desde 2019, la tramitación del Real Decreto que exige el formato exclusivamente digital y el acceso remoto se espera para finales de 2025, con entrada en vigor prevista a principios de 2026. La recomendación de Biplaza es que se adapten ahora, sin esperar a la fecha límite.
•  ¿Qué sanción podemos recibir si no tenemos un sistema digital fiable? No llevar el registro o no hacerlo de forma fiable constituye una infracción grave. Las multas pueden ir desde los 751 € hasta más de 7.500 €, y la nueva regulación podría calcular la sanción por cada trabajador afectado, incrementando notablemente el riesgo para sus negocios.

IMAGEN | Ben Soyka para Unsplash